Regler for beskatning af arbejdsgiverbetalte kantineordninger, kaffe og te

Få styr på, i hvor høj grad I kan tilbyde jeres ansatte en skattefri kantineordning.

Medarbejdere, der køber mad i arbejdsgiverens kantine til en pris, der svarer til arbejdsgiverens indkøbs- eller fremstillingspris, ekskl. faste omkostninger såsom lokaler, inventar, service, oprydning mv., beskattes ikke. Er medarbejderens egenbetaling til kantine lavere end arbejdsgiverens indkøbs- eller fremstillingspris, sker der ligeledes ikke beskatning, hvis arbejdsgivers tilskud er af ”uvæsentlig værdi”.

Tilskud af ”uvæsentlig værdi” ved kantineordninger

SKAT har i en vejledning vedrørende den skattemæssige behandling af kantineordninger taget stilling til, hvad der kan anses som tilskud af ”uvæsentlig værdi”.

Ifølge vejledningen er tilskud af uvæsentlig værdi, som arbejdsgiveren yder til almindelige kantineordninger, der kun er til rådighed på arbejdspladsen, og som er ydet som led i almindelig personalepleje, skattefrit. Hvis kantinen serverer gængs standardmad og -drikke, kan godet kan betragtes som uden væsentlig værdi, hvis medarbejderen (som minimum) betaler følgende for maden af beskattede midler:

Et standardmåltid excl. drikkevarer: 15 kr. (inkl. moms)
Et standardmåltid incl. drikkevarer: 20 kr. (inkl. moms)

Ved et standardmåltid forstås typisk tre almindelige stykker mad (smørrebrød). Indtages der kun ét stykke almindeligt smørrebrød, reduceres den vejledende pris for maden tilsvarende. Almindelige varme og lune retter betragtes normalt som standardmåltider.

Skatterådet har i to bindende svar bekræftet, at medarbejderne ikke var skattepligtige af det tilskud, arbejdsgiver ydede til kantineordningen, såfremt medarbejderne betalte henholdsvis 20 kr. og 28 kr. pr. måltid. Prisen fra den eksterne leverandør udgjorde henholdsvis 40 kr. og 56 kr. pr. kuvert. Det må således anses som anerkendt i praksis, at arbejdsgivers tilskud på 50 % af kuvertprisen anses for ”uvæsentligt”, forudsat at medarbejderne betaler minimumssatsen.

Regler for mindre egenbetaling ved kantineordninger

De vejledende værdier er ikke anvendelige i de situationer, hvor medarbejderen får et standardmåltid, men betaler et mindre beløb end minimumssatsen. I disse situationer vil der derimod skulle foretages en konkret skønsmæssig værdiansættelse af madens markedsværdi, hvilket sædvanligvis vil svare til arbejdsgiverens omkostning. Medarbejderen vil derefter skulle beskattes af hele differencen mellem markedsværdien og egenbetalingen – og altså ikke kun af differencen op til SKATs minimumssats.

Skatteregler ved ekstern leverandør af kantineordning

SKATs vejledende værdier kan også anvendes i de situationer, hvor maden leveres udefra af en ekstern leverandør. Det forudsætter dog, at maden er indkøbt til kantineordningen og ikke til den enkelte medarbejder. Heri ligger især, at maden stilles frem til selvbetjening, og det dermed ikke er den enkelte medarbejder, der fx ved afkrydsning bestiller sin egen mad.

Hvis den serverede mad ikke er af almindelig standard, men af luksuriøst præg, skal medarbejdernes egenbetaling afspejle dette. I givet fald må en passende egenbetaling bero på et skøn.

For nogle medarbejdere, fx køkken- og serveringspersonale, sygehuspersonale og medhjælpere i landbrug, gælder der særlige regler.

Moms – kantineordninger

Hvis en virksomhed driver kantine, og virksomhedens medarbejdere køber mad og drikkevarer derfra, er der fuld fradragsret for moms af indkøb mv. i den forbindelse. Dette gælder ligeledes, hvis virksomheden køber maden af et cateringselskab. Det afgørende er, at kantinen drives for virksomhedens egen regning og risiko.

Tidligere har det rent momsmæssigt været accepteret, hvis kantinedriften isoleret set gav underskud. Denne fordel med større købsmoms end salgsmoms forsvandt i forbindelse med de nye regler om salg mellem interesseforbundne parter, som blev vedtaget med virkning fra 1. januar 2009.

Reglerne - som også omfatter andet personalesalg end kantinesalg - slår fast, at leverancer mellem interesseforbundne parter, hvor køber ikke har ret til fuldt momsfradrag, skal pålægges moms ud fra "normalværdien", hvis den faktiske betaling ikke som minimum svarer til købsprisen eller fremstillingsprisen. Ved kantiner anses ”normalværdien” som indkøbs- eller fremstillingsprisen (dvs. uden avance) inklusive lønninger til personale. Arbejdsgiver og medarbejdere anses efter loven som "interesseforbundne parter". Det betyder, at der skal afregnes salgsmoms svarende til de reelle udgifter til fremstilling af maden, og derfor er kantineordningerne enten blevet dyrere for virksomhederne eller for medarbejderne.

Eftersom udregningen af den reelle kostpris kan være administrativ tung, er det i stedet muligt for virksomhederne at anvende en forenklet metode ved opgørelsen af salgsmomsgrundlaget.

Forskel på fradragsregler for køb af mad og gratis mad i kantineordninger

Ovenstående gælder dog kun, når maden sælges og altså ikke, hvis den eksempelvis gives væk til medarbejdere. I så fald vil der være tale om en ikke-fradragsberettiget udgift til bespisning. Vær i den forbindelse opmærksom på de nye regler for bl.a. medarbejdermøder.

Momsen af udgifter til spisefaciliteter som borde og stole mv. kan fradrages i overensstemmelse med virksomhedens almindelige momsfradragsret.

Hvis virksomheden enten kun har momsfrie aktiviteter eller har blandede momsfrie og momspligtige aktiviteter ud over den momspligtige kantinedrift, kan virksomheden kun tage delvist fradrag for udgifter til spisefaciliteter. (Forudsat at kantinefaciliteterne også benyttes af medarbejdere, som ikke er omfattet af kantineordningen, eller at der afholdes møder i kantinen).

Der vil endelig som udgangspunkt være fuldt momsfradrag for indretning af køkken (eventuel modifikation for visse driftsmidler, der må anses at anvendes blandet, fx opvaskemaskinen).

Specielt om fortæring ved overarbejde

Medarbejderen er som udgangspunkt skattepligtig af værdien af gratis mad og drikkevarer i forbindelse med overarbejde. Det skattepligtige beløb kan imidlertid indgå ved opgørelse af bagatelgrænsen for arbejdsrelaterede goder. Værdien ansættes til et beløb, som svarer til medarbejderens besparelse ved ikke selv at afholde udgiften. Vi henviser til afsnittet ”Bagatelgrænsen” for yderligere oplysninger.

Moms – fortæring ved overarbejde

Som udgangspunkt er der ikke fradragsret for momsen af udgifter til gratis/fri bespisning af personale.

Hvis udgiften er strengt erhvervsmæssigt begrundet, kan momsen af restaurationsydelser til medarbejdere dog fradrages med 25 % (altså fradrag for ¼ af momsen). Overarbejde må i denne forbindelse anses som strengt erhvervsmæssigt.

EU-Domstolen fastslog i 2008, at udgifter til forretnings- og medarbejdermøder i virksomhedens lokaler, som er nødvendige for at sikre, at arbejdet forløber sammenhængende og godt, kan fradrages fuldt ud. Som følge af et nyt styresignal fra SKAT vil konkret (uvarslet) beordret overarbejde berettige til momsfradrag.

Regler for bespisning af forretningsforbindelser i egen kantine

SKAT har tidligere meldt ud, at virksomheder, der ikke kan/vil føre detaljeret regnskab over, hvor meget af maden fra kantinen, der serveres ved møder med forretningsforbindelser m.fl., kan anvende en standardsats på 3 %, således at der ikke afregnes moms af 3 % af salget/forbruget af råvarer mm. i kantinen. Anvendelsen af denne standardsats vil fungere som en administrativ lettelse af virksomhedens kantine/repræsentations-opgørelse.

SKAT oplister i styresignalet nogle klare situationer, hvor der ikke er tvivl om fradragsretten. Således har virksomheden blandt andet momsfradrag for interne møder i virksomheden med fagligt indhold, herunder også temadage og interne kursusaktiviteter. Fradragsretten gælder, som vi forstår styresignalet, uanset om maden kommer fra virksomhedens egen kantine eller som catering.

Derimod kan der, ifølge SKATs styresignal, ikke tages momsfradrag for daglig bespisning af medarbejdere eller i forbindelse med markering af medarbejderes fødselsdage, julefrokoster mv. Vi mener dog, at julefrokoster bør give anledning til momsfradrag.

Fri kaffe og te er altid et skattefrit personalegode

Der er ikke begrænsninger på te og kaffe, så længe det bliver drukket på arbejdspladsen.

Værdien af gratis kaffe og te på arbejdet beskattes ikke som personalegode.

Moms på fri kaffe og te på arbejdspladsen

Der er ikke fradragsret for udgifterne til gratis kaffe og te til medarbejderne, fordi det anses for at være omfattet af fradragsbegrænsningen for fri kost til personalet. Derimod er der fradrag for den del af udgifterne, der vedrører forretningsforbindelser m.fl., ligesom der vurderes at være fradrag for kaffe/te til personalet ved interne møder af forretningsmæssigt karakter.

Overhold lovgivningen for kantineordninger og andre personalegoder

PwC’s skatterådgivere er specialister i lovgivningen angående personalegoder til ansatte.

Er I i tvivl om, hvordan I kan tilbyde jeres ansatte kantineordninger og andre personalegoder som rejser, firmabil og efteruddannelse, så kontakt os via nedenstående kontaktformular eller ring direkte til os på 3945 3945 og få kompetent rådgivning, så I får det optimale ud af jeres muligheder.

Opdateret december 2011

_{Ovenstående tekst er udarbejdet alene som en generel orientering om de pågældende forhold og gør det ikke ud for professionel rådgivning. Du bør ikke disponere på baggrund af de oplysninger, der er indeholdt i teksten uden forinden at indhente specifik professionel rådgivning. Vi afgiver ingen erklæringer eller garantier (udtrykkeligt eller underforstået) hvad angår nøjagtigheden og fuldstændigheden af de oplysninger, der findes i teksten, og, i det omfang loven tillader, accepterer eller påtager PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, dets aktionærer, medarbejdere og repræsentanter sig ikke nogen forpligtelse, ansvar eller agtpågivenhedspligt for eventuelle konsekvenser, som følger af, at du eller andre handler eller undlader at handle i tillid til de oplysninger, der findes i teksten, eller for eventuelle beslutninger truffet på baggrund af teksten.

© 2012 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Alle rettigheder forbeholdes. I denne tekst refererer “PwC” til PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, som er et medlemsfirma af PricewaterhouseCoopers International Limited, hvor hver enkelt virksomhed er en særskilt juridisk enhed.}