Ved du egentlig hvordan jeres processer bliver gennemført?

PwC Digital in Finance

Process intelligence (PI)-software gør det muligt at udnytte virksomhedens digitale fodspor fra forskellige it-systemer til at opnå en præcis og datadreven procesgennemsigtighed. Læs her, hvad værktøjet kan, og hvad du kan gøre for at opnå størst afkast på implementeringen af et PI-værktøj.

PI giver et objektivt og fuldstændigt indblik i virksomhedens processer

PI er et digitalt procesanalyseværktøj, som giver virksomheden mulighed for at analysere finansfunktionens processer, som de reelt har været udført. Baseret på data fra relevante procesaktiviteter, der er logget i virksomhedens it-systemer, identificerer, genkender, analyserer og visualiserer PI-værktøjet virksomhedens forskellige procesflow. PI-teknologien kombinerer data mining med procesmodellering og avanceret analyse og giver dermed en objektiv og retvisende røntgenscanning af finansprocesserne ved at anvende de data, som ofte ligger uudnyttede hen på virksomhedens servere.

PwC’s Finance Effectiveness Benchmark Report 2017 viste, at i gennemsnit 40 % af den tid, der bruges på finansprocesser, er enten rent spild eller kan automatiseres. PI giver mulighed for at identificere de 40 % ved at afsløre tilbagevendende fejl, omarbejde, flaskehalse og afvigelser samt årsagerne til disse dødvægtaktiviteter. Virksomheden kan herefter benytte analyserne som grundlag for at skabe de mest effektive processtier, spare tid og penge og frigive ressourcer til mere værdiskabende opgaver.

Forstå virksomhedens processer, og skab forandring

Følgende er et godt eksempel på den indsigt, PI skaber: Med anvendelse af PI hjalp PwC en global virksomhed med at gennemføre et review af kundens interne kontrolmiljø.

I analysen blev der set på indkøbsprocessen for to lande, og der blev foretaget en sammenligning af, hvor lang tid processen tog, hvor mange – herunder hvor mange forskellige – aktiviteter processen havde mv. Ud over gennemgangen af indkøbskontrollerne identificerede man to betydelige optimeringsmuligheder:

  • Analysen viste, at der blev betalt for tidligt til en række store leverandører. Ved at ændre denne praksis kunne man optimere arbejdskapitalen.
  • Analysen viste endvidere, at der blev foretaget mange modifikationer af lav værdi til en stor del af indkøbsordrene. Gennem en række mindre initiativer lykkedes det at nedbringe antallet af modifikationer og øge proceseffektiviteten.

Ydermere kunne virksomheden konstatere, at graden af processtandardisering var væsentligt lavere, end hvad den globale procesejer troede.

Fire overvejelser inden en PI-implementering

Der er altså signifikante gevinster at hente med en implementering af et PI-værktøj. PwC anbefaler dog fire overvejelser, man bør gøre sig, inden man kaster sig ud i et projekt, for at maksimere afkastet af ens investering:
 

Hvilke processer ønsker vi at analysere?

Tre kriterier gør sig gældende, når man skal udvælge, hvilken proces der skal analyseres først: Det er afgørende, at hovedparten af aktiviteter i processen er systemdrevne, og at data om dette kan trækkes ud og kædes sammen, sådan at man opnår et fyldestgørende datagrundlag. Derudover skal processen være relativt kompleks eller have en del afvigelser og omarbejde, så der er grundlag for at identificere reelle optimeringer. Slutteligt skal processen have en væsentlig volumen, for at gevinstrealiseringen af optimeringerne bliver signifikant.

PwC anbefaler, at man starter med en af finansfunktionens interne processer, fx PtP eller RtR, fordi de ofte opfylder kriterierne og derudover har en begrænset interessentbase. Herigennem kan man opnå reelle gevinster og læring og ud fra dette udbrede værktøjet fra finansprocesser til operationelle processer, fx produktion, logistik, køb og salg, hvor interessentbasen er større.

Hvilket PI-værktøj vil vi bruge?

Der findes en lang række værktøjer på markedet, der varierer i forhold til pris og funktionalitet. De lidt dyrere værktøjer har ofte en større bredde i de præinstallerede funktionaliteter og et mere intuitivt brugerinterface, hvorimod de billigere og simplere versioner ofte kræver et højere it-færdighedsniveau for at komme i gang.

PwC anbefaler, at det overvejes, hvilke kompetencer der er i teamet, inden software vælges – dette er med henblik på at sikre, at teamet er i stand til at bruge værktøjet.

Hvordan skaffes der adgang til de nødvendige procesdata?

Det kan være en omstændelig proces at skabe det datagrundlag, der skal til for at kunne analysere processen. Derfor skal man tidligt i projektet identificere, hvem der har adgang og kompetencer til at identificere, udtrække og sammenkæde alle de relevante data. For at løse opgaven vil det typisk være relevant at inddrage it-afdelingen eller købe sig til kompetencer fra eksterne leverandører, og disse aktører skal indtænkes i projektplanlægningen.

Hvordan sikrer vi, at den nødvendige målsætning og governance er på plads?

For at sikre forankring og gevinstrealising er det vigtigt, at projektteamet og dets interessenter har den samme forståelse af, hvorfor man ønsker at anvende PI-værktøjet: Er det fx for at identificere optimeringsmuligheder, for at se, hvordan virksomheden performer relativt imod den ideelle standardproces, eller for at identificere best practice på tværs af regioner? Når denne forudsætning er vedtaget, bør man sørge for at sætte ambitiøse og realistiske mål i samarbejde med de interessenter, der er ansvarlige for at nå målene. På den måde kan man undgå, at analysen bliver en skrivebordsøvelse uden reelle gevinster.

Kontakt os

Natasha Lembke

Partner, Financial Effectiveness, PwC Denmark

Tlf: 5133 1677

Rasmus Riis Westergaard

Manager, PwC Denmark

Tlf: 3945 3720

Følg PwC