Vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold nu offentliggjort

10/12/18

Datatilsynet har nu offentliggjort den længe ventede vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold. Vejledningen indebærer ikke nye krav til arbejdsgivere i forhold til den eksisterende lovgivning, der omfatter EU’s databeskyttelsesforordning og den danske databeskyttelseslov, men er alene en praktisk vejledning til arbejdsgivere.

Netop i ansættelsesforhold behandler arbejdsgivere en stor mængde personoplysninger om virksomhedens ansatte, såvel i forbindelse med rekruttering som under og efter ansættelsesforholdets ophør. Vejledningen er således udarbejdet i erkendelse af, at databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforholdet er et komplekst område, ligesom der med indførelsen af persondataforordningen kan være opstået tvivl om, hvorvidt danske arbejdsgivere fortsat har juridisk grundlag til at behandle de oplysninger, som de hidtil har behandlet i forbindelse med ansættelsesforholdet.

For din virksomhed kan der være praktisk vejledning at hente i vejledningen, der dog på ingen måde er udtømmende, men behandler nogle af de oftest forekommende problemstillinger i forbindelse med ansættelsesforhold.

Som eksempler på behandling af oplysninger i vejledningen kan følgende konkrete emner være af interesse for din virksomhed:

Offentliggørelse af oplysninger om medarbejdere

Datatilsynet angiver, at private arbejdsgivere kan gøre brug af interesseafvejningsreglen som behandlingsgrundlag for arbejdsgivere, der ønsker at offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på virksomhedens hjemmeside. Det angives samtidig, at offentliggørelse af portrætbilleder som udgangspunkt kræver medarbejderens samtykke. Det understreges, at samtykket skal opfylde kravene til samtykker i databeskyttelsesforordningens artikel 7, herunder at samtykket skal være frivilligt. Det bemærkes endvidere, at en arbejdsgivers brug af portrætbilleder på virksomhedens intranet som udgangspunkt kan ske uden samtykke – med hjemmel i interesseafvejningsreglen (forordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
 

Opbevaring af oplysninger efter ophør af ansættelsen

Datatilsynet henviser til sin hidtidige praksis, hvorefter hensynet for arbejdsgiver til at kunne dokumentere historikken i en personalesag må anses for et sagligt formål. Der er således ikke ændret i vurderingen af, at arbejdsgivere kan anse personalemappen for en helhed, således at oplysninger ikke løbende skal slettes, da de anses for at være relevante for det samlede billede af ansættelsesforholdet. Dette gælder fx advarsler, der isoleret set ikke længere har nogen selvstændig virkning. Dog skal arbejdsgiver fortsat opfylde betingelserne for behandling og de overordnede principper i databeskyttelsesforordningen, herunder særligt at personoplysninger skal behandles på et lovligt grundlag til brug for legitime formål, og at der kun behandles de nødvendige oplysninger i forhold til formålet (dataminimering).

Derudover omfatter vejledningen bl.a. behandling af personoplysninger i forbindelse med indhentelse af referencer, indhentelse af straffeattester og behandling af personoplysninger i forbindelse med MUS-skemaer (medarbejderudviklingssamtaler).

PwC’s eksperter står til rådighed

PwC følger løbende med i nyheder fra Datatilsynet og står til rådighed for en uforpligtende drøftelse af de særlige problemstillinger, som din virksomhed har i forbindelse med håndtering af personoplysninger om jeres medarbejdere.

Kontakt os

Anja Hiort-Lorenzen

Senior Manager, PwC Denmark

Tlf: 3945 3313

Jeanette Vallat

Director, PwC Denmark

Tlf: 3945 9250

Følg PwC