KØB SENESTE NYT KURSER Køb Abonnement
Annoncørbetalt indhold af PwC's Consulting

Skær fedtet fra: Fire råd til at trimme virksomheden i coronatiden

Omkostningsbevidsthed er en vigtig disciplin for stort set alle virksomheder og i alle almindelige regnskabsår, men særligt under covid-19 er det i nogle tilfælde direkte nødvendigt for overlevelse. Her får du fem gode tips til de vigtigste tiltag fra finance-eksperterne Natasha Lembke og Søren Blok Jensen i PwC.

Selvom det altid er vigtigt at være bevidst om sine omkostninger, er det netop nu helt afgørende, at man tager disciplinen op på et endnu højere niveau. På den måde kan man sikre mere robusthed og likviditet, som er nødvendig for at komme helskindet igennem coronakrisen, som allerede har trukket tænder ud hos mange danske virksomheder.

Det er stadig usikkert, hvornår krisen helt er overstået, og hvornår man igen kan forvente, at markeder og konjunkturer svinger opad igen. Derfor er tiden kommet til at gå sine omkostninger efter i sømmene, mener Natasha Lembke, der er partner og Head of Financial Effectiveness i PwC.

”Det er de færreste virksomheder, som har stærk kultur om at være omkostningsbevidste til det yderste. Mange er godt på vej, men ikke på en måde, hvor man tænker strategisk over sine omkostninger krone for krone. Derfor er det vigtigt at være ekstra opmærksom på ens omkostninger - og særligt under corona, fordi mange oplever at blive presset på likviditet. Og man skal sikre, at man bruger pengene dér, hvor det har størst effekt,” siger hun.

Trin 1: Sådan skaber du overblik og nedbryder omkostningsbasen

Det vigtigste i første omgang er at få dannet sig et overblik. Det vil sige, at man afdækker virksomhedens forskellige typer af omkostninger, og hvor de er placeret.

”Der er forskellige forretningsområder i alle virksomheder. Det handler i bund og grund om at skabe transparens på tværs af forretningen og gerne i prioriteret rækkefølge. Hvad kan man justere på? Hvad ligger der i kernen af vores forretning, som giver os vores konkurrencemæssige fordel? Og så skal man også kigge på, om man skal satse på planlagte nye tiltag nu, eller om de skal parkeres,” siger Natasha Lembke.

Når man nedbryder omkostningsbasen gradvist, så kan man relativt hurtigt opdele den i forskellige puljer som f.eks. løn, rejseomkostninger, ejendomsvedligeholdelse, projektomkostninger osv. Allerede her vil det være muligt at identificere nogle områder, hvor der er potentiale for at gribe ind.

Trin 2: Forbind omkostningsbasen og værdikæden

For at få bedre gennemsigtighed kan man med fordel koble virksomhedens aktiviteter sammen med omkostningsbasen. På den måde bliver det muligt på en velovervejet og datadreven måde at finde frem til de områder, hvor omkostningerne med fordel kan reduceres – samtidig med, at man får identificeret det forretningskritiske.

Det gælder om at tilpasse de enkelte omkostninger til det aktivitetsniveau, virksomheden har – og forventes at have fremadrettet.

En værdikæde kan eksempelvis se sådan ud:

Og omkostningspuljerne kobles sammen med aktiviteter som i denne grafik:

Dog er det vigtigt at huske på, at det er de ”rigtige” omkostninger, der skal skæres fra. Forretningsmodellen og konkurrenceevnen skal selvfølgelig bevares i så vid udstrækning som muligt.

Step 3: Sæt retning, vis lederskab og følg op

Søren Blok Jensen, partner i PwC, lægger stærk vægt på, at det vigtigste er eksekveringen af planerne.

”Det er vigtigt at rapportere løbende på de enkelte initiativer – for heri gemmer sig nøglen til at lykkes med omkostningsreduktionerne. Det er altid nemt at lave en plan, men det svære ligger i at eksekvere den,” siger Søren Blok Jensen.

Eksekveringsplanen skal være simpel og pragmatisk, så den kan gennemføres hurtigt. Man kan med fordel inddele sine initiativer i fire kategorier: ”quick wins”, ”mellemlang sigt”, ”langsigtede initiativer” og ”undgå”.

Det er desuden vigtigt at huske på, at omkostningsreduktion er en strategisk transformation og derfor kræver fuld opmærksomhed. Det skal drives som et strategisk initiativ med samme dedikation, retning og ansvarlighed fra toppen som ved alle andre vigtige initiativer i virksomheden.

Søren Blok Jensen anbefaler derfor følgende:

- Etablér en projektgruppe for at sikre, at den identificerede målsætning for omkostningsreduktionen bliver gennemført og besparelserne opnået til den aftalte tid.

- Udarbejd en kort beskrivelse for hvert besparelsesinitiativ, der beskriver område, tidsrammen, estimeret besparelse og ansvarlige.

- Etablér løbende rapportering og opfølgning på de enkelte initiativer.

- Sikr rettidig kommunikation med de involverede interessenter.

Step 4: Gør klar til tiden efter krisen allerede nu

Mens man arbejder på at reducere omkostningerne, må man heller ikke glemme, at der er en verden efter corona. For det kan lige pludselig blive nødvendigt at tilpasse driftsmodellen til en helt ny situation.

Natasha Lembke anbefaler, at man - allerede når man arbejder på omkostningsreduktionerne - også overvejer og analyserer sin driftsmodel nærmere.

På den måde kan man nemmere tilpasse sig nye tider. Og når de nye tider kommer, bør man kigge fremad og udarbejde forecasts og scenarier for de kommende par år. Fokus skal derfor rettes mod de faste omkostninger, så disse tilpasses efter forventningerne til aktiviteterne fremadrettet.

Det vil sige, at man skal analysere, hvorvidt ens organisation er sat op til at imødekomme netop de forventninger, man har til den kommende periode.

Alle virksomheder kan trimmes – men gør det rigtigt

Lige nu gælder det om hastighed og hurtigt at tilpasse sig situationen, mener Natasha Lembke.

”Alle vil kunne gennemføre omkostningsreduktioner. Det er blot forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Har man f.eks. store produktionsfaciliteter, som er en forudsætning for ens ydelser, så er det sværere bare at skære fra på aktiverne. Men så kigger man på, hvordan man optimerer anvendelsen af den kapacitet, man har tilgængelig. Uanset hvad står man bedre, hvis man gennemfører de her steps. Og man har også et bedre fundament for at komme i gang igen på den anden side,” siger hun.

Det vigtige for at få succes med det, er dog det ledelsesmæssige aspekt, tilføjer Søren Blok Jensen. Særligt fordi, at når man skærer omkostninger fra, er det typisk noget, der har stor betydning for ens medarbejdere.

”Kommunikationsdelen og forandringsledelsen er rigtig vigtig i alt det her. Hold fast i, hvorfor man gør det, og hvorfor det er vigtigt. Det er med til at bringe det i mål. Man skal huske, at ens udsyn som chef typisk er længere end ens medarbejderes. Derfor skal de ansatte have mere at vide. Det er en stor, men helt afgørende opgave,” siger han.

Se PwC’s webcast og få gode råd til, hvordan du gennem fem trin kan gribe omkostningsreduktion bedst an.

Annoncen er produceret den 26.05.2020 af Børsen Creative i samarbejde med PwC

Forsiden lige nu