Med udenlandske bestyrelsesmedlemmer følger ofte krav om betaling af bidrag til social sikring i andre lande

Manglende compliance, herunder med skatteregler, regler for social sikring mv., udgør en risiko for den enkelte virksomheds image. Dette gælder selvfølgelig også i forhold til de danske virksomheder, som har udenlandske bestyrelsesmedlemmer. Med udenlandske bestyrelsesmedlemmer følger nemlig en involvering af andre landes krav om betaling af bidrag til social sikring. Og det kræver således noget ’ekstra’ – både af det enkelte bestyrelsesmedlem og af virksomheden – at sikre, at man som udenlandsk bestyrelsesmedlem bliver håndteret korrekt.

Forpligtelserne kan være mangeartede afhængig af kombinationen af lande og bestyrelsesmedlemmets private forhold. Fx i form af bestyrelsesposter i flere lande, indtjening via selskab, direktørstilling i andet selskab samtidig med bestyrelsesposten i det danske selskab eller en bolig til rådighed i flere lande. Variationerne er mange.

Med en gennemarbejdet og rettidig proces kan bestyrelsesmedlemmet og virksomheden tage kontrollen over forpligtelserne og sikre, at både virksomheden og bestyrelsesmedlemmet får betalt korrekt skat og social sikring i Danmark og i udlandet samtidig med, at alle stakeholdere er med i processen.

I denne artikel sætter vi fokus på bidrag til social sikring og belyser emnet med udvalgte eksempler.

Kort opsummering

  • Mange danske virksomheder har eller vil få udenlandske bestyrelsesmedlemmer.
  • Udenlandske bestyrelsesmedlemmer medfører en række ekstra
    ’to-dos’ for virksomheden, når det kommer til social sikring.
  • Bliver disse ’ekstraforpligtelser’ ikke varetaget, medfører det non-compliance risks for virksomheden såvel som for det udenlandske bestyrelsesmedlem personligt.
  • En dansk virksomhed vil i mange tilfælde have en forpligtelse til at registrere sig i udlandet og indeholde samt indbetale udenlandske socialforsikringsbidrag, som kan udgøre 10 %-50 % af bestyrelseshonoraret.
  • Det er vigtigt at have en aftalt
    proces, allerede når bestyrelsesmedlemmet træder ind i bestyrelsen. En proces, som tager højde for hele forløbet hos virksomheden, og som også tager højde for eventuelle andre stakeholdere.
  • Brexit vil få konsekvenser for bestyrelsesmedlemmer, som bor i UK, hvis der ikke kommer en aftale mellem UK og EU, som tager højde for området.

Social sikring – hvad er problemets kerne?

For danske virksomheder kommer det ofte som en overraskelse, at man skal forholde sig til udenlandske forpligtelser om social sikring. Udenlandske bestyrelsesmedlemmer medfører en række ekstra ’to-dos’ for virksomheden. Et område, der har været stadig større fokus på de seneste år, er virksomhedens eventuelle forpligtelse til at afregne sociale bidrag i udlandet.

Et eksempel er en dansk virksomhed, som får indvalgt et britisk bestyrelsesmedlem på generalforsamlingen. Ud over sit nye danske bestyrelseserhverv har bestyrelsesmedlemmet sin hovedbeskæftigelse i UK samt to yderligere bestyrelsesposter hos selskaber i hhv. UK og Schweiz. Hovedparten af bestyrelsesmedlemmets samlede arbejdstid bliver brugt i UK.

I dette eksempel kan det udenlandske bestyrelsesmedlem give anledning til, at der opstår en betalingsforpligtelse i udlandet for den danske virksomhed. Virksomheden kan også have en forpligtelse for at indeholde bestyrelsesmedlemmets skyldige beløb i udlandet og sikre compliance for bestyrelsesmedlemmet. Complianceudfordringerne med social sikring opstår, fordi der inden for EU/EØS (inkl. Schweiz) findes regler, som bestemmer, hvor et bestyrelsesmedlem er socialforsikret.

Det enkelte bestyrelsesmedlem kan kun være omfattet af ét EU/EØS-lands regler om social sikring ad gangen. EU-reglerne er tekniske – og mellemregningerne er ofte mange – men konklusionen er som oftest, at bestyrelsesmedlemmet er socialforsikret i sit bopælsland, hvor den væsentligste del af arbejdet udføres. 

Den omstændighed, at medlemmet er omfattet af udenlandsk social sikring, betyder, at den danske virksomhed har rettigheder og forpligtelser som enhver anden arbejdsgiver i det pågældende land i forhold til social sikring – også selv om den danske virksomhed ikke har yderligere aktiviteter i landet.

I de fleste EU/EØS-lande er arbejdsgiveren forpligtet til at betale og indeholde socialforsikringsbidrag af en løn – og det gælder typisk også for bestyrelseshonorarer – selv om de bliver udbetalt af en dansk virksomhed for bestyrelsesarbejde, der er udført i Danmark. Arbejdsgiverbidraget er typisk ca. 10 %-50 % af bestyrelseshonoraret.

Et eksempel er en dansk virksomhed, som får et norsk bestyrelsesmedlem. Ud over det danske bestyrelsesarbejde har bestyrelsesmedlemmet et fuldtidsarbejde i Norge. Bestyrelsesmedlemmet er omfattet af norsk social sikring, og den danske virksomhed skal betale bidrag til Norge (såkaldt Trygeafgift), som er 8,2 % for medarbejderen og 14,1 % for arbejdsgiveren af bestyrelseshonoraret. Arbejdsgiveren skal løbende indeholde og indbetale beløbene til de norske myndigheder.

Hvad kan man som dansk virksomhed gøre?

Som dansk virksomhed er der en række skridt, som man kan tage for at komme i mål med compliance for et udenlandsk bestyrelsesmedlem. Hvad der helt konkret skal gøres, afhænger af medlemmers samlede situation, og hvilke lande situationen vedrører. Der findes dog en række spørgsmål, som vil skulle afklares.

Ved onboarding af et udenlandsk bestyrelsesmedlem:

  • Hvad er bestyrelsesmedlemmets samlede situation, både i forhold til bopæl, arbejdsgiver(e) og andre bestyrelsesmedlemmer?
  • I hvilket land vil bestyrelsesmedlemmet være socialforsikret?
  • Hvilke andre arbejdsgivere er involveret i socialforsikringssituationen, og
    hvordan skal disse håndteres – hvad sker der ved underretning til myndighederne (disclosure) i udlandet?
  • Hvilke forpligtelser har virksomheden i udlandet – og særligt hvilke betalings- og indeholdelsesforpligtelser?
  • Hvordan håndteres forpligtelserne rent praktisk? Skal den danske virksomhed registreres, eller kan man anvende en eksisterende infrastruktur i udlandet?
  • Hvor hurtigt kan der sættes en complianceproces op, og hvad gør man, indtil dette er sket?
  • Skal virksomheden eller bestyrelsesmedlemmet dække bestyrelsesmedlemmets del af socialforsikringsbidraget.

Ved løbende compliance for uden­landske bestyrelsesmedlemmer

Der er på den måde en række problemstillinger, der indledningsvist – og løbende – skal tages stilling til. Det kan derfor være en god idé at udarbejde et årshjul og en procesbeskrivelse for hvem i organisationen, der er ansvarlig for hvilke dele af processen og hvornår.

  • Efter hvilken proces indberetter, indbetaler og/eller beregner virksomheden sociale bidrag i udlandet?
  • Hvilke frister gælder?
  • Hvordan holder man sig løbende orienteret om, hvorvidt bestyrelsesmedlemmet ændrer sin situation – og hvilken betydning det eventuelt kunne have?

Hvorfor er reglerne angående bestyrelsesmedlemmer så vanskelige?

Det kræver ofte en nærmere gennemgang at få klarlagt, hvor det enkelte bestyrelsesmedlem er socialforsikret. 

Årsagen hertil er, at det er bestyrelsesmedlemmets samlede situation, som afgør, hvor man er socialforsikret. Særligt er det afgørende, hvor og i hvilket omfang bestyrelsesmedlemmet arbejder som lønmodtager i det enkelte land. Hertil kommer, at det enkelte lands nationale regler bestemmer, hvorvidt bestyrelsesarbejde, som er udført i landet, er lønmodtagerarbejde eller beskæftigelse som selvstændig erhvervsdrivende. Udfører bestyrelsesmedlemmet arbejde i flere lande, kan det hurtigt blive vanskeligt at få hold på, hvordan den samlede situation skal håndteres.

Et eksempel er en dansk virksomhed, som har fået et nyt bestyrelsesmedlem. Bestyrelsesmedlemmet er i forvejen medlem af bestyrelserne i en række danske virksomheder samt en enkelt svensk bestyrelse. Hovedparten af bestyrelsesarbejdet udføres i Danmark, men mere end 5 % af det samlede bestyrelsesarbejde udføres i Sverige. Selv om bestyrelsesmedlemmet bor i Danmark og hovedsageligt arbejder i Danmark, er bestyrelsesmedlemmet omfattet af svensk social sikring. Det skyldes, at Sverige anser bestyrelsesarbejde for lønmodtagerarbejde, mens Danmark anser bestyrelsesarbejde for beskæftigelse som selvstændig erhvervsdrivende, og derfor trumfer arbejdet i Sverige arbejdet i Danmark.

Hvorfor skal vi som dansk virksomhed være opmærksom på andre stakeholdere?

Et udenlandsk bestyrelsesmedlem kan også være medlem af en række bestyrelser i andre lande. Når man som dansk virksomhed henvender sig til myndighederne i udlandet for at håndtere social sikring, skal der træffes en afgørelse om, hvor bestyrelsesmedlemmet er socialforsikret på baggrund af hele bestyrelsesmedlemmets situation. For det første skal man som dansk virksomhed være opmærksom på, at den disclosure, som vil finde sted i udlandet, også vedrører de andre virksomheder, som bestyrelsesmedlemmet arbejder ved. Det er derfor en god idé at orientere bestyrelsesmedlemmet udførligt om, hvad der skal ske, så det er muligt for medlemmet at orientere andre stakeholdere om, at der sker en disclosure i udlandet. Hvis ikke dette sker, kan det stille bestyrelsesmedlemmet – og dennes stakeholdere – i en uventet og uhensigtsmæssig situation.

For det andet kan det ske, at en anden virksomhed allerede har en tilsvarende proces om social sikring for bestyrelsesmedlemmer. Her er det vigtigt at få koordineret, hvilke dele af den eksisterende proces som kan overtages/videreføres af den danske virksomhed og – hvis nødvendigt – hvem som henvender sig til udenlandske myndigheder og orienterer om ændringen i bestyrelsesmedlemmets situation.

Endelig findes der i visse EU/EØS-lande en grænse for, hvor store socialforsikringsbidrag der skal indbetales for en medarbejder på et år. Såfremt andre arbejdsgivere allerede indbetaler dette beløb, skal det undersøges, om det medfører, at den danske virksomheds bidrag annulleres eller reduceres.

Det udenlandske bestyrelsesmedlem får ikke noget særskilt bestyrelseshonorar 

Ofte ses det, at den udenlandske investeringsvirksomhed, som køber en del af den danske virksomhed, indsætter et bestyrelsesmedlem i den danske virksomhed, som allerede har et fuldtidsarbejde hos den udenlandske investor. Det danske bestyrelsesarbejde bliver derfor en del af varetagelse af stillingen i udlandet, og der gives ikke noget særskilt bestyrelseshonorar herfor.

Et eksempel er en dansk virksomhed, som sælger 20 % af aktierne til en engelsk investor. Den engelske investor indsætter en ledende medarbejder som nyt bestyrelsesmedlem i den danske virksomhed. Det engelske bestyrelsesmedlem modtager ikke et særskilt bestyrelseshonorar, men er omfattet af UK social sikring.

I en sådan situation skal det undersøges, hvorvidt udenlandske regler betyder, at der alligevel skal allokeres en del af lønnen som bestyrelseshonorar, som dermed kan udløse en særskilt forpligtelse i UK. Storbritannien er nemlig et af de lande, som har indført nye regler om omklassificering af løn til bestyrelseshonorar.

Kan Brexit få betydning for britiske bestyrelsesmedlemmer?

Brexit kan få afgørende betydning for social sikring, fordi det er EU-lovgivning, som bestemmer, hvilket land den danske virksomhed skal betale socialforsikringsbidrag til. I skrivende stund (primo november 2018) er det uafklaret, hvordan social sikring vil blive reguleret mellem UK og EU i fremtiden. Såfremt der ikke kommer nogen aftale (”Hard Brexit”), bør det undersøges nærmere, hvordan det påvirker den danske virksomheds forpligtelser i forhold til social sikring i UK.

Henset til de uklarheder, som Brexit medfører, er det imidlertid anbefalelsesværdigt at sørge for, at al compliance er på plads for tiden indtil den 29. marts 2019, hvor UK udtræder af Unionen, således at der ikke efterfølgende skal ryddes op i et miljø, hvor EU-regler og dertilhørende myndighedssamarbejde ikke længere er virksomt.

PwC’s anbefalinger til bestyrelsen:

  • Overvej og fastlæg en proces for at håndtere compliance for udenlandske bestyrelsesmedlemmer allerede på tidspunktet for drøftelser med potentielle kandidater eller ved indstilling til valg på generalforsamlingen.
  • Tilbyd nye bestyrelsesmedlemmer entrancerådgivning.
  • Kommunikér processen rettidigt til alle involverede parter.
  • Identificér alle nuværende bestyrelsesmedlemmer med bopæl eller andre udenlandsforhold, som kan udgøre en compliancerisiko for virksomheden.
  • Få papirarbejdet på plads for disse bestyrelsesmedlemmer.
  • Hav særlig fokus på bestyrelsesmedlemmer med bopæl eller forretningsaktiviteter i UK, og få styr på compliance inden den
    29. marts 2019, hvor UK udtræder af EU.

Kontakt os

Mona Lorentsen

Partner, PwC Denmark

Tlf: 3945 3398

Adam Rewucha

Senior Manager, PwC Denmark

Tlf: 3945 9410

Følg PwC