Værd at vide om bogføring

Få indblik i de vigtigste begreber inden for bogføring.

Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark er underlagt bogføringsloven og har pligt til at bogføre og registrere økonomiske transaktioner rettidigt. Korrekt bogføring omhandler:

  • Virksomhedens interne økonomiske styring
  • Virksomhedens skattebetaling
  • Momsfradrag

Bogføring danner grundlaget for et korrekt årsregnskab, som er i overensstemmelse med årsregnskabsloven, og som giver ledelsen indblik i virksomhedens finansielle resultater, så de kan træffe de rigtige forretningsmæssige beslutninger.

I PwC oplever vi, at mange mindre virksomheder bruger lang tid på at aflægge moms-, skatte- og årsregnskab, da processen ikke altid er lige til at forstå. Det kan samtidig være komplekst at forstå moms- og skattereglerne, så man kommer ofte til at bruge unødigt mange timer på bogføring. Her kan du få en kort introduktion til bogføring og dét, man som minimum bør vide.

Alle virksomheder skal bogføre, men ikke alle virksomheder skal aflægge regnskab - skal din virksomhed?

Det er vigtigt at skelne mellem, hvad der er bogføring, og hvad der er regnskab, så begge dele bliver udformet korrekt. Alle virksomheder er forpligtet til at bogføre – men ikke alle virksomheder er forpligtet til at aflægge regnskab. 

  • Bogføring: Registrering af de enkelte transaktioner og bilag, som vedrører virksomheden.
  • Regnskab: en samlet rapportering til årligt brug, men kan også være relevant på kvartals- eller månedsbasis. Ud over at indeholde økonomiske oplysninger anvendes regnskabet ofte af alle virksomhedens interessenter, fx banken, investorer og offentlige myndigheder.

Hvis du er ejerleder af følgende virksomheder, er der ikke krav til, at du skal opstille et regnskab:

  • Enkeltmandsvirksomhed
  • Personligt ejet virksomhed
  • Interessentselskab, hvis mindst 1 ejer er en fysisk person.

Hvis din virksomhed er forpligtet til at aflægge regnskab, skal du sikre, at din bogføringsmetode følger anerkendte regnskabsstandarder. I Danmark kan det enten være dansk regnskabsskik i form af årsregnskabsloven eller IFRS (International Financial Reporting Standards). Standarderne dikterer registreringen af transaktioner i forbindelse med virksomhedens bogføring. En revisor kan være med til at sikre, at bogføringen udføres i overensstemmelse med disse standarder.

Transaktioner

Transaktioner er de aktiviteter af finansiel karakter, som virksomheden skal lade indgå i registreringen. En transaktion kan have karakter af et køb/salg eller en indbetaling/udbetaling. Der kan være forskel på, om det er salg eller indbetaling afhængigt af hvilken form for kredit, der gives. Men alle transaktioner - om det er salg af blyanter eller køb af en stor maskine - skal bogføres – men kun én gang.

View more

Transaktionsspor

Det er et krav, at der fremgår et klart og tydeligt spor mellem registreringen af de enkelte transaktioner og videre over til regnskaber og andre dokumenter. Dette kaldes transaktionssporet. Det hjælper virksomheden til at identificere de enkelte transaktioner og adskille dem fra hinanden. Ligeledes hjælper det SKAT og offentlige myndigheder til at identificere sammenhængen i bogholderiet.

De fleste moderne regnskabssystemer har mulighed for at kunne spore interne sammenhænge i transaktionerne.
 

View more

Bilagsnummerering

For at kunne følge transaktionssporet skal de enkelte transaktioner påføres et bilagsnummer, som bekræfter og dokumenterer transaktionen.

Bilagsnummereringen skal være fortløbende, så der ikke er huller i rækkefølgen. Det gælder også for faktura, som skal have en fortløbende nummerering separat fra andre bilag i bogholderiet. Der må gerne eksistere flere bilagsserier i samme bogholderi, men der skal være en klar og tydelig beskrivelse af bogholderiets indretning, samt identifikation af de respektive bilagsserier, og hvad deres formål er. De fleste anvender derfor separate bilagsserier til hhv. salgsfaktura, finansbilag, kreditorbilag og debitorbilag.
 

View more

Det dobbelte bogholderi

Dobbelt bogholderi betyder, at hver transaktion indtastes to gange. Der er to separate posteringer for hver transaktion: transaktionen krediterer én konto og debiterer en anden. De samlede debiteringer skal altid være lig med de samlede kreditposter. Det betyder, at det samme beløb skal registreres på både kredit og debet, og vil angive det samlede salg for virksomheden. I skemaet nedenfor kan du, se hvad forskellen på debet og kredit er.

Transaktionerne skal registreres på den rigtige konto, så der er behov for en struktureret kontoplan. Der findes ofte standardkontoplaner i bogføringssystemerne, og det anbefales at bruge disse, da de tager højde for de gængse lovkrav til skat og moms mv. Der vil være konti for indtægter, omkostninger, aktiver, forpligtelser og kapital. Du kan vælge at have mange forskellige konti, alt efter hvordan du ønsker at registrere transaktionerne. Fx kan du have separate indtægtsposter til at overvåge de forskellige indtægtsstrømme. I nogle bogføringssystemer kan du tilføje dimensioner og afdelinger, så du både kan holde styr på afdelingsregnskab, samtidig med den samlede virksomheds økonomi.

View more

Lønrapportering

Alle transaktioner vedrørende personaleomkostninger, såsom løn, social sikring og pension, skal registreres og rapporteres under løn. Lønbogholderiet vil adskille beløb, der faktisk modtages af medarbejderen (nettoløn) fra alle de fradrag (ATP, pension, skat), som foretages. Lønrapporteringen indeholder en opgørelse over lønudgifterne og hjælper virksomheden med at overholde reglerne.

Det er vigtigt, at indretningen af bogholderiet sikrer en korrekt opdeling af de forskellige omkostningstyper under lønnen i respektive konti. Det skal sikre, at du nemt kan foretage en afstemning af lønudgiften og eventuelle tillæg som personalegoder mv. til indrapportering til SKAT. Relevante og lovpligtige konti til bogføring af løn skal indrettes i både resultatopgørelsen og under passiverne.
 

View more

Momsrapportering

Der kan være forskellige regler for momsrapportering på tværs af virksomheder, men typisk er der behov for kvartalsmæssig indrapportering. Som hovedregel tillægges der 25 % moms på varer, der sælges i Danmark, og derfor skal virksomhederne indrapportere deres købs- og salgsmoms. Derfor bør du, hver gang der registreres en transaktion, notere momsbeløbet, så du har overblik over og om nødvendigt kan dokumentere over for SKAT, hvilke transaktioner der ligger til grund for momsindberetningen. PwC har udarbejdet en momsvejledning i, hvilke regler der gælder, som bliver opdateret årligt.

View more

Opbevaring af bilag

Det er et krav iht. bogføringsloven, at bilag opbevares af virksomheden i 5 år efter udløbet af dét regnskabsår, bilagene vedrører. Du kan både opbevare bilagene fysisk eller elektronisk, og du kan med fordel strukturere bilagene på denne måde:

  1. Mappe med ikke-betalte bilag. Du kan vælge at give bilagene et nummer, så du kan holde overblikket.
  2. Mappe med betalte bilag.
  3. Samling af bilag kan afleveres til bogføringsbureau eller revisionskontor.
  4. Bogførte bilag kan sidde samlet/fortløbende i mappen. Mange opdeler også bilag i omkostningsbilag, leverandørbilag og debitorbilag. 
  5. Ovenstående skal gøres uanset om processen er digitaliseret eller ikke.
     

View more

Regler for bogføring, der gælder uanset din virksomhed og bogføringsmetode

Uanset din virksomhedstype og bogføringsmetode skal du overholde disse regler for bogføring:

  • Erhvervsdrivende virksomheder (bortset fra visse statslige og kommunale virksomheder) skal bogføre.
  • Materialet og alle bilag skal opbevares med krav om, at der er et såkaldt transaktionsspor, hvor der er sammenhæng mellem den enkelte transaktion og det efterfølgende regnskab. 
  • Momsindberetningen til SKAT skal ske senest på de angivne datoer i løbet af året.

Ti råd til god bogføringsskik

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet ti gode råd til god bogføringsskik:

  1. Prioritér god bogføringsskik fra begyndelsen – måske vokser virksomheden, og det bliver kun sværere med tiden. Det betyder daglig opsamling af transaktioner og ligeledes daglig registrering eller i det mindste ugentlig registrering af disse transaktioner. 
  2. Hav tydeligt opdelte konti og budgetter.
  3. Hvis du ikke har flair for bogføring, så få en professionel til at lave arbejdet for dig.
  4. Hold øje med udgifterne – ikke bare pga. overblikket, men også af hensyn til skatter og afgifter.
  5. Forbered dig på betalingen af skat, så du ikke får uforudsete regninger.
  6. Planlæg ved større udgifter.
  7. Digitalisér og automatisér fakturaer og betalinger.
  8. Forkort betalingsbetingelserne eller automatisér abonnementsbetalinger, så du hurtigt modtager betaling fra kunderne. 
  9. Hold regelmæssigt øje med udestående betalinger. Du skal løbende have hånd i hanke med udestående debitorer.
  10. Skab et systematisk overblik over virksomhedens økonomi og justér løbende, så du skaber overskud.