Værd at vide om kørselsregnskab og beskatning

Hav styr på dit kørselsregnskab og bliv beskattet korrekt.

Dit kørselsregnskab har stor betydning for din beskatning, og samtidig er reglerne for kørselsregnskabet mange og komplekse. Her får du indblik i de mest gængse regler for opstilling af kørselsregnskab i forhold til kilometertæller og andre beskrivelser, og du får også overblik over, hvad du skal huske at gøre i forbindelse med anskaffelse og dokumentation af kørsel i erhvervsmæssig sammenhæng.

Sådan kan du lave et kørselsbilag

Det er muligt for arbejdsgiver at give medarbejdere skattefri godtgørelse for kørsel i egen bil, hvis medarbejderen betaler udgifterne til bilen og bilens drift. Virksomheden skal dog føre dokumentation og kontrol med, at dette sker. Som virksomhed skal du derfor lave et system, hvor du konsekvent dokumenterer følgende informationer i et bogføringsbilag:

  • Medarbejderens navn, adresse og CPR-nr. 
  • Kørslens erhvervsmæssige formål 
  • Dato for kørslen 
  • Kørslens mål med eventuelle delmål 
  • Angivelse af antal kørte kilometer 
  • De anvendte satser 
  • Beregning af kørselsgodtgørelsen
  • Registreringsnummer på bilen.

Virksomhedsejer eller ansat? Forskellige regler om godtgørelse og kontrol

Til dig som virksomhedsejer med personligt ejet virksomhed

Er du virksomhedsejer med personligt ejet virksomhed, gælder der særlige regler, som afhænger af dit valg af beskatningsform. Anvender du “Virksomhedsordningen” kan du vælge at få udbetalt skattefri godtgørelse. Ved andre beskatningsformer skal godtgørelsen tages som et fradrag i virksomhedens overskud, når virksomheden indgiver selvangivelsen.

View more

Ansatte i virksomheden

For at udbetale kørselsgodtgørelse for ansatte i et selskab er det et krav, at:

  • der foreligger et ansættelsesforhold
  • kørselsgodtgørelsen står i et rimeligt forhold til den aftalte månedsløn.

Det er et krav, at virksomheden udover et kørselsbilag også har en procedure for at godkende og føre kontrol med medarbejdernes kørsel. Dette er endnu en betingelse for, at udbetalingen kan ske skattefrit og kan derfor have konsekvens for både medarbejder og virksomhed, hvis kontroller springes over. Udbetalingen af kørselsgodtgørelsen skal ske samtidigt med udbetaling af lønnen, og derefter skal kørselsgodtgørelsen indberettes til SKAT. Hvis ikke betingelserne er overholdt, kan udbetalingen ses som et løntillæg, og SKAT vil derfor betragte udbetalingen som skattepligtig løn til medarbejderen.

View more

Værd at vide om biler til rådighed i arbejdstiden

Firmabil, som stilles til rådighed for en medarbejder til privat kørsel, beskattes som løn. Det er medarbejderens private rådighed over bilen, som medfører beskatning og ikke omfanget af den private kørsel. Der er derfor også andre regler gældende, hvis bilen ikke må bruges privat. I forbindelse med bl.a. medarbejderes brug af firmabiler på både hvide og gule plader kan det være et krav, at der udarbejdes en rådighedsfraskrivelse.

En rådighedsfraskrivelse udarbejdes mellem medarbejderen og arbejdsgiveren. I fraskrivelsen bekræfter medarbejderen ved sin underskrift, at firmabilen ikke vil blive brugt til privat kørsel. Endvidere vil SKAT forvente, at der laves et kørselsregnskab, som indeholder følgende informationer:

  • Hvad kilometertælleren viste ved begyndelsen af den daglige kørsel og ved dens afslutning 
  • Datoen for kørslen samt den daglige kørsels fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel 
  • Bestemmelsessteder for den erhvervsmæssige kørsel og lignende notater, der kan sandsynliggøre og eventuelt dokumentere regnskabets rigtighed, herunder oplysning om kørslens formål.

Som virksomhed skal du med jævne mellemrum foretage egenkontrol af kørselsbøgerne og ligeledes sikre, at dette stemmer overens med brugen/betaling af brændstof. Sørg altid for også at dokumentere kontrollerne. Enkelte private ærinder er tilladt og medfører ikke beskatning for medarbejderen, der har firmabil stillet til rådighed. Der gælder særlige regler for gulpladebiler, afhængigt af om de er på over eller under 3 tons, ligesom bilen kan være specialindrettet til særlige formål.