Lukkeprocessen fordelt på størrelse af virksomhed – Stort gap mellem top og bund
Helt overordnet er der en klar business case for at arbejde med optimering af lukkeprocessen i danske virksomheder, dog er dette specielt relevant for mellemstore, ikke-børsnoterede virksomheder, hvor benchmarkanalysen viser, at de bedste store virksomheder performer 50 % bedre end de bedste mellemstore virksomheder.
HALO-data: Antal dage, som virksomheder anvender på lukkeprocessen
Den laveste del af de mellemstore virksomheder anvender næsten hele måneden på at gennemføre et periodeluk og rapporterer 77 % langsommere end de hurtigste store virksomheder.
I disse tilfælde er der tre åbenlyse fordele i at få optimeret lukkeprocessen:
- En optimering af lukkeprocessen vil understøtte en mere forretningsorienteret finansfunktion, da tal og indsigter leveres hurtigere til relevante interessenter, såsom forretningen, direktion, bestyrelse og/eller bank, der derigennem vil kunne træffe datadrevne beslutninger hurtigere.
- Vores erfaring er, at finansfunktionen i de situationer, hvor det meste af måneden anvendes til at lukke forrige periode og rapporterer, primært har fokus på driftsopgaver og brandslukning. Dermed er der ikke rum til at prioritere udvikling og optimering af finansfunktionen, herunder selve lukkeprocessen. Resultatet er en selvforstærkende situation, hvor driftsopgaverne fylder så meget, at der ikke er rum til at optimere lukkeprocessen – selvom netop en optimering vil kunne frigive tid til videre udvikling.
- Optimering af lukkeprocessen vil ofte medføre øget kvalitet da flere undersøgelse viser, at hurtigere og mere aktuel rapportering skaber en øget kvalitet.
De væsentlige årsager til en langsom lukkeproces i relation til proces og data
En af de væsentligste forskelle mellem de hurtigste og de langsomste virksomheders lukkeproces er forskellen mellem det forventede tidspunkt finansfunktionen lukker perioden og det faktiske tidspunkt. Vores HALO-data viser således, at andelen af transaktioner bogført efter det forventede tidspunkt for periodeluk er markant lavere for de bedste store og mellemstore virksomheder sammenlignet med den laveste del af de store og mellemstore virksomheder.
HALO-data: Transaktioner bogført efter forventet tidspunkt for periodeluk
Note: Forventede arbejdsdage til månedsluk (closing): Store virksomheder = 3 dage; Mellemstore virksomheder = 6 dage]
For de bedste store virksomheder er det kun 4 % af den samlede andel af transaktioner, som posteres efter det forventede tidspunkt for periodeluk, mens andelen er 12 % for de bedste mellemstore virksomheder. Til sammenligning posteres 15 % af den samlede andel af transaktioner efter det forventede tidspunkt for periodeluk i den laveste del af store virksomheder, hvilket er 11 %-point flere end de bedste store virksomheder. For den laveste del af de mellemstore virksomheder udgør 31 % af transaktionerne poster, der bogføres efter det forventede tidspunkt for periodeluk. Det er 19 procentpoint mere end hos de bedste mellemstore virksomheder.
Data viser således, at de bedste virksomheder reelt er hurtigere til at få lukket måneden, da der bliver bogført væsentligt færre transaktioner efter det forventede tidspunkt for periodeluk, hvilket muliggør, at de kan anvende deres tid på andre opgaver og udvikling.
To kvantitative og tre kvalitative områder vurderes at have særlig betydning for lukkeprocessen og for potentialet i at reducere tiden anvendt på periodeluk og rapportering.
1. Pre-close aktiviteter
Lukkeaktiviteter, der udføres før periodeluk, betegnes som pre-close-aktiviteter og er en væsentlig forudsætning for at reducere antallet af dage anvendt på lukkeprocessen. Vores HALO-data viser, at de bedste store og mellemstore virksomheder bogfører langt størstedelen af deres transaktioner før periodeluk.
HALO-data: Transaktioner bogført før forventet tidspunkt for periodeluk
De bedste store virksomheder bogfører 96 % af deres transaktioner før det forventede tidspunkt for periodeluk, mens dette tal er 88 % for de bedste mellemstore virksomheder. Til forskel bogfører den laveste del af de mellemstore virksomheder 69 % af deres transaktioner før det forventede tidspunkt for periodeluk. Der er således en forskel på ca. 20 %-point mellem de bedste og de langsomste store og mellemstore virksomheders evne til at bogføre transaktioner før det forventede tidspunkt for periodeluk.
De virksomheder, som tager længst tid om at lukke perioden og rapporterer, kan derfor optimere deres lukkeproces ved at bogføre en større andel af deres transaktioner før selve periodeluk
2. Manuelle efterposteringer
En af de væsentlige forskelle på de virksomheder, som lukker perioden hurtigst, og de virksomheder, som lukker langsomst, er antallet af manuelle efterposteringer, dvs. transaktioner, som er bogført manuelt efter det forventede tidspunkt for periodeluk. Vores HALO-data viser, at de bedste store og mellemstore virksomheder har relativt færre manuelle efterposteringer end de langsomste efter periodeluk.
HALO-data: Andel af manuelle posteringer bogført efter forventet tidspunkt for periodeluk
For de bedste store virksomheder bogføres 13 % af de samlede manuelle posteringer efter det forventede tidspunkt for periodeluk, og for de bedste mellemstore virksomheder er tallet 21 %. Til forskel bogfører den laveste del af de store virksomheder 35 % af de samlede manuelle posteringer efter det forventede tidspunkt for periodeluk, hvilket er 22 %-point flere end de bedste store virksomheder. De laveste mellemstore virksomheder bogfører 47 % af de samlede manuelle posteringer efter det forventede tidspunkt for periodeluk, hvilket er 26 %-point flere end de bedste mellemstore virksomheder.
Manuelle efterposteringer er typisk finansposteringer som periodiseringer og hensættelser og forskellene i antallet indikerer, at de virksomheder, som er hurtigst til at lukke perioden generelt laver færre rettelser og justeringer. Dette stemmer overens med at de er bedre til at sikre, at grundlaget for korrekte periodiseringer og hensættelser kommer på plads som en del af pre-close aktiviteterne.
De virksomheder, som tager længst tid om at lukke perioden og rapporterer, kan derfor optimere deres lukkeproces ved at have et større fokus på at foretage periodiseringer og hensættelser løbende eller som en del af pre-close aktiviteterne.
3. Øvrige aspekter som påvirker lukkeprocessen
Ovenstående analyse af vores HALO-data viser tydeligt, hvor i lukkeprocessen virksomhederne oplever komplikationer, der kan påvirke, hvor hurtigt de får lukket perioden og kan rapportere. Foruden disse kvantitative aspekter viser vores kvalitative praktiske erfaringer fra en lang række optimeringsprojekter, at der er tre andre områder, som også kan påvirke lukkeprocessen.
Digitale værktøjer og systemintegration
Anvendelse af både konsolideringsværktøjer, automatiserede dataloads samt værktøjer til at sikre datavalidering og/eller finansielle kontroller spiller en væsentlig rolle, når lukkeprocessen er lang eller uforudsete hændelser opstår.
Typiske udfordringer ved konsolideringsværktøjer opstår, når de ikke er sat korrekt op, der sker ændringer i kontoplanen, eller der bogføres på konti, som ikke er markeret som koncerninterne, hvilket giver differencer i konsolideringen eller stopper selve konsolideringsprocessen. Det resulterer ofte i, at der anvendes unødig tid på at løse problemerne eller manuelle ‘workarounds’.
Tilsvarende viser vores praktiske erfaringer, at mange virksomheder bruger meget tid på manuelt at overføre data fra et system til et andet, eller at der sker fejl i de automatiske dataloads mellem systemer. Nogle virksomheder har etableret interne kontroller, der giver automatisk besked om fejlene, mens andre først tilfældigt opdager det i selve rapporteringsprocessen, fordi de pludselig mangler omsætning eller omkostninger. Dette forlænger lukkeprocessen unødigt.
Når der skal anvendes unødig tid på ad hoc fejlsøgning og ‘workarounds’ er der desuden sjældent tilstrækkelig tid til at udføre systematisk datavalidering og/eller finansielle kontroller, som kan være med til at øge datakvaliteten i rapporteringen på en effektiv måde, hvilket kan bidrage til at lukkeprocessen bliver endnu længere.
En systematisk analyse og eventuel redesign af ovenstående områder er derfor et naturligt ’næste skridt’ efter optimering af selve data og bogføringsprocessen, når man vil optimere lukkeprocessen.
Processtruktur og governance
Kigger man nærmere på selve strukturen for lukkeprocessen og den governance, som virksomhederne har i forbindelse med periodeluk og rapportering, viser vores praktiske erfaringer, at virksomheder med en lang lukkeproces ofte ikke har en fælles lukkekalender eller plan for månedsluk, som angiver klare deadline, roller og ansvar for aktiviteter og interne kontroller i lukkeprocessen.
Herudover mangler der ofte en tydelig bogføringsinstruks og beskrivelser af, hvornår der skal foretages hensættelser, periodiseringer, afstemninger samt stillingtagen til væsentlighed og kontroller.
Klar processtruktur og governance vil ikke blot forhøje datakvaliteten, men også reducere uklarheder og behovet for løbende afklaringer samt understøtte gennemsigtighed, ansvarlighed og dokumentation i forbindelse med lukkeprocessen, hvilket kan være med til at optimere lukkeprocessen.
Organisering og kompetencer
Medarbejdere og ledere, både i finans samt resten af organisationen, er yderst væsentlige for enhver lukkeproces.
Vores praktiske erfaringer viser, at lukkeprocessen i nogle tilfælde forlænges, fordi opgaverne ligger i den forkerte afdeling og/eller medarbejderne ikke har de rette kompetencer til at bidrage til den del af lukkeprocessen, de er ansvarlige for.
Andre steder er for mange opgaver samlet på samme tidspunkt i samme afdeling eller hos den samme person. Det medfører forsinkelser, fordi opgaverne ikke kan nås inden for normal arbejdstid – heller ikke ved overtid.
Endelig viser vores praktiske erfaringer, at nogle virksomheder har udfordringer med den interne kommunikation og samarbejdet mellem medarbejdere eller afdelinger, hvilket kan skabe uklarhed omkring, hvor langt de enkelte delaktiviteter i lukkeprocessen er, og hvornår de næste aktiviteter kan påbegyndes.
Samlet set bidrager disse elementer i en række virksomheder til en længere lukke- og rapporteringsproces, hvorfor det er relevant at analysere, hvis man vil optimere lukkeprocessen.
Næste skridt: Sådan forbedrer du lukkeprocessen
Der findes flere tilgange til at forbedre lukkeprocessen. Nogle virksomheder arbejder med gradvise forbedringer af den eksisterende proces, mens andre vælger at gennemføre en samlet optimering i et afgrænset projektforløb.
Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe jer her
Kontakt os
Toni Brandenhoff
Jannek Vedøe Jørgensen
