5 gode råd: Få succes med estimering og opfølgning på projektøkonomien

Hvad gør projektøkonomistyring vanskeligt i praksis?

Estimering og opfølgning er udfordrende, fordi projekter sjældent er statiske. De udvikler sig over tid, og antagelser, der ligger til grund for de første estimater, ændrer sig ofte løbende. Nye krav, ændrede prioriteter og eksterne faktorer som leverandørpriser eller regulering kan påvirke økonomien markant. Samtidig rummer udviklingsprojekter en naturlig usikkerhed. Man bevæger sig ofte ind på områder uden historiske data, hvor nyudvikling gør det svært at forudsige ressourceforbrug.

En anden væsentlig udfordring er organisatorisk kompleksitet. Projekter involverer typisk flere afdelinger, eksterne leverandører og forskellige interessenter. Hvis økonomistyringen ikke er integreret med fremdriftsmåling og risikovurdering, bliver det svært at reagere rettidigt på afvigelser. Mange organisationer mangler denne kobling, hvilket betyder, at økonomidata lever isoleret fra projektstatus, fremdrift og risikoprofil.

Økonomi, fremdrift og risiko hænger sammen

Projekter har en tendens til at vokse i omfang og kompleksitet, hvis der ikke er styr på økonomien fra start. En solid økonomistyring er derfor afgørende for at sikre, at projekter holder retning – både i tid, omfang og budget. Det kræver en klar kobling mellem registreringsrammen, måling af fremdrift og risikovurderinger. Når økonomidata, projektstatus og risikoprofil hænger sammen, får ledelsen et reelt beslutningsgrundlag og kan reagere hurtigt på afvigelser.

Drifts- og udviklingsomkostninger 

En central udfordring er afledte driftsomkostninger fra udviklingsprojekter. Driftsomkostninger er typisk forudsigelige og knyttet til faste processer, mens udviklingsomkostninger er mere dynamiske og præget af usikkerhed. Når et nyt system eller en ny proces implementeres, medfører det typisk øgede driftsudgifter til support, vedligehold, licenser og eventuelt nye kompetencer. Disse omkostninger bør estimeres allerede fra projektets start, så organisationen får et realistisk billede af totaløkonomien. At fokusere udelukkende på udviklingsbudgettet giver en falsk tryghed og kan føre til ubehagelige overraskelser senere. Samtidig bør estimaterne ikke begrænses til det første kalenderår – projekter med langsigtet effekt kræver en flerårig tidshorisont, der inkluderer omkostninger til både udvikling og drift.  

Differentieret styring og kobling til registreringsrammen

Ikke alle projekter kræver samme styringsniveau. Et mindre projekt med lav kritikalitet bør ikke styres med samme detaljeringsgrad som et strategisk projekt med høj risiko. Store projekter kræver detaljerede og mere efterprøvede estimater, milepælsopfølgning og scenarieanalyser, mens mindre projekter kan styres mere fleksibelt. Differentieret styring handler om at tilpasse økonomistyringen til projekternes karakter. Uanset størrelse er det dog afgørende, at projektets økonomi er koblet til registreringsrammen, så opfølgning og rapportering sker på en måde, der understøtter virksomhedens samlede styringsmodel. 

5 anbefalinger til bedre estimering og opfølgning 

1. Start med en realistisk baseline
   Brug historiske data, hvis muligt, og dokumentér antagelserne bag estimaterne. Det gør det lettere at justere, når forudsætninger ændrer sig. 
2. Integrér økonomi, fremdrift og risiko 
   Sørg for, at økonomidata ikke står alene. Kombinér dem med statusrapporter og risikovurderinger for at få et helhedsbillede.
3. Inkludér afledte driftsomkostninger fra start 
   Beregn totaløkonomien – ikke kun udviklingsbudgettet. Det giver et mere retvisende billede af projektets langsigtede konsekvenser.
4. Planlæg med en flerårig tidshorisont 
   Undgå at begrænse estimater til det første kalenderår. Projekter med langsigtet effekt kræver en økonomisk plan, der rækker ud over implementeringen.
5. Tilpas styringsniveauet til projektets kritikalitet 
   Differentier styringen, så store og strategiske projekter får en detaljeret opfølgning, mens mindre projekter kan styres mere agilt.

Opsamling

Projektøkonomi er svært, fordi det kræver en balanceret tilgang mellem præcision og fleksibilitet. Ved at skelne mellem drift og udvikling, koble økonomi til registreringsramme, måle fremdrift, vurdere risici, inkludere afledte driftsomkostninger og tænke langsigtet kan organisationer reducere usikkerheden og øge sandsynligheden for succes.