Skab transparens i jeres it-omkostninger ved hjælp af finansieringsmodeller

Sådan kan forskellige finansieringsmodeller skabe transparens

PwC’s undersøgelse af it-økonomistyringen i Danmark viser, at mange organisationer og virksomheder i dag er rammestyret og bliver presset af forretningens efterspørgsler.

Vi ser samtidig, at de organisationer og virksomheder, der har succes med at styre efterspørgslen fra forretningen, bl.a. anvender en charge-back model. 

Charge-back 

Dette indebærer som oftest at slutbrugerudstyr faktureres til brugerne og udviklingspuljer defineres af forretningen selv. På denne måde begrænses efterspørgslen på områder med egenbetaling, fordi budgetansvarlige tydeligt kan se, hvad ydelserne koster – og dermed vurdere, hvor stort behovet egentlig er.

De områder der oftest laves charge-back model på er:

• Slutbrugerudstyr som fx computere samt licenser, hvor der er et direkte link mellem omkostning og bruger. 
• Udviklingsprojekter som er bestilt af forretningsområder.
• Cloud computing hvor omkostningerne kan variere afhængigt af forbrug, og man samtidig kan tracke, hvem der genererer forbruget.

Charge-back kan laves på enkelte områder, som eksemplerne ovenfor, men det kan også udvides til flere aktiviteter eller hele it-området. Kravene er de samme – man skal kunne lave en transparent pris, på de ydelser der er omfattet. Her vil kompleksiteten være lav på nogle områder og høj på andre. De områder man vælger at lave charge-back på, medfører selvfølgelig en tilsvarende placering af budgettet.

Show-back

En anden mulighed for at skabe transparens er via show-back modeller. Her er princippet det samme som for charge-back, men man flytter ikke omkostninger rundt i organisationen eller virksomheden. I stedet sørger man for, at der kan rapporteres på, hvilke forretningsområder og aktiviteter der har trukket på it-organisationen. Dette giver samme gennemsigtighed ift. it-forbrug, men budgetansvarlige ser ikke omkostningen hos dem selv, da budgettet stadig ligger i it. 

Rammestyring

Slutteligt er der rammestyring, som vores undersøgelse viser er en ofte anvendt løsning. Her får it-afdelingerne en fast budgetramme, som de må maksimere udbyttet af. Fordelen er, at organisationen eller virksomheden kan kontrollere budgettet og samtidig få en vis forudsigelighed, mens it har mandat til at agere efter bedste evne inden for rammen. Dog giver det også en række begrænsninger og manglende fleksibilitet, da det er svært at måle den faktiske værdi, tilpasse sig nye teknologier eller mangle finansiering til forretningskritiske projekter – og i sidste ende ikke skabe en bevidsthed i organisationen eller virksomheden omkring konsekvenser ved handlinger, der påvirker it forbruget.

Konklusion

Organisationer og virksomheder har mulighed for at designe deres it-finansieringsmodel, så den indeholder incitamenter til at styre efterspørgslen samt potentielt reducere forbruget. Man bør vurdere den nødvendige indsats ift. den værdi det vil skabe for organisationen eller virksomheden, da kompleksiteten og administration kan blive en faktor.

Understøtter jeres finansieringsmodeller en velovervejet efterspørgsel på it?