I takt med at digitalisering er blevet mere forretningskritisk, er en effektiv it-økonomistyring også i endnu højere grad blevet en afgørende forudsætning for succes, men mange organisationer møder betydelige udfordringer, når det handler om at styre it-omkostningerne.
PwC har gennemført en undersøgelse af it-økonomistyringen i danske virksomheder og organisationer, som peger på tre typiske udfordringer:
- It-afdelingen og resten af forretningen taler ofte ’forskellige sprog’, hvilket hæmmer mulighederne for en fælles og strategisk prioritering af it-budgettet.
- It-økonomien kan være svær at gennemskue, forstå og få overblik over for både økonomer og it-eksperter. Det gør det vanskeligt at få et klart billede af omkostninger og ressourcer og træffe informerede beslutninger.
- Det er en udfordring for mange it-organisationer at formidle omkostningseffektiviteten i it-organisationen til resten af organisationen, hvilket kan føre til manglende forståelse og støtte fra forretningsenhederne.
Registreringsrammen som en løsning
En økonomisk registreringsramme (kontoplan) er den struktur, som organisationen anvender til at registrere og styre sine omkostninger i.
En stærk registreringsramme er afgørende for at løse de styringsmæssige udfordringer på it-området, da den er med til at skabe et fælles sprog mellem it-afdelingen og resten af forretningen. Det er essentielt for at sikre en sammenhængende og strategisk tilgang til it-økonomistyring.
Vores undersøgelse viser, at de organisationer, som er lykkedes med at etablere en god registreringsramme, har særligt haft følgende tre ting for øje:
Punkt 1 Skab et fælles sprog for it og forretningen
Ved at standardisere terminologi og processer, skaber registreringsrammen en fælles forståelse, der letter kommunikationen og samarbejdet på tværs af organisationen.
En registreringsramme for en it-organisation bør kunne opgøre omkostningerne på tværs af relevante dimensioner. PwC’s undersøgelse viser, at en gennemtænkt og logisk aktivitetsdimension, som understøtter at økonomistyre på de aktiviteter/opgaver, som it-organisationen udfører, er særligt afgørende for at sikre et fælles sprog mellem it-afdelingen og resten af forretningen.
Hver aktivitet bør have sin egen omkostningsdriver (pris- og mængdeenheder) og kan med fordel bygges op som et opgavehierarki for at imødekomme, at forskellige interessenter har forskellige informationsbehov. Det muliggør, at budgetterne kan lægges med klare økonomiske og tekniske forudsætninger, som det er muligt struktureret at følge op på.
Punkt 2 Sikre et datamæssigt udgangspunkt for gennemsigtighed og strategiske beslutninger
En veldefineret registreringsramme giver et solidt datagrundlag, der muliggør gennemsigtighed i it-omkostninger og -ressourcer. Datagrundlaget er essentielt for at kunne træffe informerede strategiske beslutninger. Gennemsigtighed i data gør det muligt at identificere ineffektiviteter og områder med potentiale for forbedring, hvilket styrker den overordnede it-strategi.
Derfor er det vigtigt at overveje grundigt, hvilke styrings- og beslutningsbehov man har som organisation og bygge registreringsrammen op omkring behovene.
Punkt 3 Etablér et grundlag for benchmarking og løbende optimering
Endelig er registreringsrammen et effektivt grundlag for løbende benchmarking af it-omkostningerne. Ved at sammenligne it-omkostninger og -effektivitet med branchestandarder, kan organisationer identificere best practices og områder, hvor de kan optimere deres it-drift.
Dette kontinuerlige fokus på forbedring sikrer, at it-organisationen kan tilpasse sig skiftende forretningsbehov og teknologiske udviklinger, samtidig med at de formidler ressourceanvendelsen klart og præcist til forretningen.
En gennemtænkt registreringsramme opbygget omkring benchmarkingstandarder sikrer, at man som organisation løbende kan optimere sin effektivitet og formidle det til den øvrige forretning.
Konklusion
Organisationer, der investerer i en gennemtænkt registreringsramme, får ikke kun bedre kontrol over deres it-økonomi – de sikrer også stærkere beslutningsgrundlag og en tættere kobling mellem it og forretningen. Er jeres registreringsramme klar til at understøtte fremtidens it-styring?
Om PwC’s undersøgelse
PwC har gennemført en undersøgelse af it-økonomistyringen i Danmark med deltagelse af en række store private og offentlige organisationer, som denne artikel bygger på.
Undersøgelsen er baseret på interviews med ledere, som arbejder med it-økonomistyring, i de deltagende organisationer. Undersøgelsen er struktureret omkring PwC’s rammeværk for it-økonomistyring.
Dette er den første artikel i en artikelserie, hvor PwC sætter fokus på styringsmæssige udfordringer og løsninger.
Kontakt os
Casper Hougaard Pedersen
