ViDA moderniserer reglerne for moms

Som rådgivere for både store og mellemstore virksomheder i Danmark følger vi i PwC udviklingen tæt. Vi hjælper dig med at forstå, hvad ViDA betyder for din virksomhed, og hvordan du kan forberede dig på de nye krav og bruge initiativet til at skabe mere effektive processer og stærkere kontrol med moms.

Hvad er ViDA: VAT in a Digital Age?  

ViDA er EU’s samlede reformpakke for moms i den digitale tidsalder. Pakken består af en række ændringer, der skal:

• Gøre momsrapportering mere digital og harmoniseret på tværs af medlemslandene
• Indføre fælles krav til e-fakturering og digital momsrapportering
• Modernisere reglerne for platformsøkonomi og elektroniske ydelser
• Udvide One-Stop-Shop og reducere administrative byrder forbundet med momsregistreringer i udlandet.

Formålet er at mindske momssvig og styrke medlemslandenes mulighed for at kontrollere grænseoverskridende handel med henblik på at reducere momsgabet i EU. Samtidig skal reglerne gøre det lettere for virksomheder at overholde momsreglerne, navnlig når der drives forretning i flere lande.

Hvorfor er ViDA vigtigt for din virksomhed?  

ViDA er ikke kun en teknisk ændring af regelsættet. Det påvirker og sætter nye rammer for, hvordan du strukturerer din fakturering, dine it-systemer og din rapportering af moms. For mange virksomheder bliver ViDA et digitalt projekt, der involverer både økonomi, skat, it og forretning.

ViDA kan blandt andet:

• Ændre kravene til, hvordan du udsteder og modtager fakturaer
• Skabe nye krav til de data, du skal indsamle, lagre og dele med skattemyndigheder
• Påvirke dit valg af ERP-systemer og e-faktureringsløsninger
• Give dig udvidede forpligtelser, hvis du driver platform, markedsplads eller formidler handel.

Når du forbereder dig i god tid, kan du både reducere risikoen for fejl og sanktioner og samtidig udnytte muligheden for at forenkle processer og øge automatisering.

Hvad indebærer ViDA?  

ViDA dækker tre hovedområder:

1. Digital momsrapportering og e-fakturering

Et af de vigtigste elementer i ViDA er fælles EU-regler for digital momsrapportering og e-fakturering:

• E-fakturering bliver obligatorisk, med få undtagelser, for B2B-handel inden for EU
• EU fastlægger et fælles sæt minimumskrav til e-fakturaformat og dataindhold.

Det betyder, at du skal forvente, at dine faktureringsprocesser og it-systemer skal kunne understøtte standardiseret e-fakturering.

2. Platformsøkonomi og elektroniske ydelser 

ViDA indeholder også ændringer, der rammer digitale platforme, markedspladser og formidlere særligt inden for:

• Korttidsudlejning af overnatning såsom Airbnb
• Persontransport såsom GoMore og Uber 
• E-handel med varer og digitale ydelser.

I flere tilfælde vil platforme blive behandlet som “fiktiv leverandør” og dermed få ansvaret for at opkræve og afregne moms. Det kan påvirke, hvordan du prissætter, udarbejder kontrakter og rapporterer, hvis du driver platform eller samarbejder tæt med en leverandør.

3. Handel på tværs af landegrænser og OSS-ordninger

ViDA bygger videre på de eksisterende One-Stop-Shop (OSS)-ordninger og Import-One-Stop-Shop (IOSS)-ordninger, der skal gøre det lettere at håndtere moms ved handel på tværs af landegrænser, og lægger blandt andet op til:

• Udvidelse af OSS-ordningerne til flere typer transaktioner
• Forenkling af registreringskrav, så du i højere grad kan afregne moms for flere lande i ét land
• Klarere regler for, hvornår og hvor moms skal betales ved e-handel.

Det kan være med til at reducere behovet for flere momsregistreringer på tværs af EU, hvis du tilpasser dine processer til de nye muligheder.

Hvornår træder ViDA i kraft?  

ViDA er vedtaget på EU-niveau og skal senest være implementeret i national lovgivning den 1. juli 2030. Implementeringen sker trinvist, og der kan være forskelle på, hvordan og hvornår de enkelte medlemslande gennemfører reglerne nationalt. Overordnet kan du forvente:

• En overgangsperiode, hvor e-fakturering og digital momsrapportering gradvist udbredes
• At enkelte lande vælger at gå foran med krav om realtidsrapportering
• At der løbende kommer præciseringer og tekniske standarder, som påvirker de konkrete krav.

Derfor er det vigtigt, at du ikke kun ser ViDA som et enkelt krav eller en deadline, men som et flerårigt forløb, hvor du løbende skal tilpasse processer, data og systemer.

Hvem bliver påvirket?  

ViDA påvirker langt de fleste virksomheder, der handler med varer eller ydelser på tværs af EU. Nogle vil opleve større ændringer end andre.

ViDA er særligt relevant for dig, hvis du:

• Driver handel på tværs af landegrænser inden for EU og har momsregistreringer i flere EU-lande
• Har komplekse B2B-leverancer, hvor kunder og leveringssteder er i forskellige lande
• Driver eller bruger digitale platforme og markedspladser
• Har en høj fakturavolumen og ønsker mere automatiseret momsrapportering
• Er afhængig af flere ERP- og faktureringssystemer på tværs af lande og enheder.

Selv mindre og mellemstore virksomheder bliver påvirket, når deres handel eller leverandørkæder går på tværs af EU. Mange vil også møde krav fra samarbejdspartnere om at kunne sende og modtage e-faktura i bestemte formater.

Hvad betyder ViDA for digital momsrapportering og e-fakturering?  

Med ViDA bevæger EU sig mod et mere datadrevet momssystem. Det kræver, at du har styr på dataflowet fra den enkelte transaktion frem til rapportering.

Du skal blandt andet forholde dig til:

• Hvilke data dine fakturaer indeholder, og om de matcher kravene
• Hvordan du kan automatisere udtræk og validering af fakturadata
• Hvordan du sikrer datakvalitet og konsistens på tværs af enheder og lande.

Hvilke fordele kan din virksomhed opnå?  

ViDA handler også om muligheder, ikke kun om krav. Når du tilpasser dig i tide, kan du:

• Forenkle og standardisere faktureringsprocesser på tværs af lande
• Reducere manuel håndtering og fejl i momsrapportering
• Få større gennemsigtighed i dine transaktioner og dermed styrke kontrolmiljøet
• Øge automatisering i økonomi- og skattefunktionen
• Styrke dokumentation og sporbarhed, hvis myndighederne efterspørger data.

Sådan kan du begynde at forberede din virksomhed 

Det er en fordel at se ViDA som et samlet transformationsprojekt, der rækker ud over din moms- og faktureringsproces. Du kan med fordel:

• Kortlægge nuværende moms- og faktureringsflows: Få overblik over systemer, data og processer på tværs af lande
• Identificere berørte forretningsområder: Vurdér, hvor ViDA har størst effekt, som fx platforme, e-handel, B2B-handel
• Vurdere systemlandskabet: Undersøg, om dine ERP- og fakturasystemer kan håndtere kommende e-faktura- og rapporteringskrav
• Styrke datakvalitet: Arbejd målrettet med fakturadata og momsopsætning
• Involvere de rette: Saml økonomi, skat, it og ledelse om en fælles ViDA-plan.

Har du brug for sparring? 

I PwC hjælper vi virksomheder med at omsætte ViDA til konkrete kravspecifikationer, systemtilpasninger og procesdesign, så du både overholder reglerne og udnytter potentialet for effektivisering.