Mange virksomheder har stor tiltro til den software, de implementerer, og undervurderer ofte den nødvendige tidsramme, der kræves for at opnå de ønskede forretningsmæssige resultater. Når virkeligheden sætter ind, og det står klart, at projektet tager længere tid, er dyrere og kræver flere ressourcer end først antaget, bliver virksomheden ofte tvunget til at skære ned på områder, der er afgørende for succes. Dette kan føre til nedskalering af vigtige aspekter såsom forandringsledelse, gentagne runder af brugeraccepttest og reduceret tid til indsamling af krav tidligt i projektet.
En af de mest væsentlige måder at forhindre udslagsgivende nedskaleringer på er at bevare en sund skepsis over for softwareleverandørens eller systemintegratorens tids- og budgetmæssige estimater. For at sikre, at leverandøren overholder tidsfristerne, kan der indbygges en buffer til projektet og eventuelt implementeres økonomiske incitamenter.
Når det handler om ressourceallokering, er det afgørende at forstå og prioritere interne ressourcer, og samtidigt bør man overveje at outsource områder til eksterne partnere, hvor man mangler kompetencer og ressourcer mhp. at øge både kvalitet og effektivitet. Områder hvor dele typisk kan outsources er, hjælp og rådgivning til forandringsledelse, projektledelse, test og kvalitetssikring og forretningsproces, analyse og redesign.
Den investerede tid i forberedelsesfasen i projektets indledning kan resultere i betydelige tids- og ressourcebesparelser senere i projektforløbet.
En af de mest almindelige fejl, som virksomheder begår ift. ledelsen af implementeringsprojekter, der fører til mislykkede resultater, er manglende tildeling af tilstrækkelig tid i starten af projektet i fasen for planlægning af implementeringen. Efter valg af ERP-software og -leverandør har virksomheder ofte en tendens til hurtigt at påbegynde implementeringsfasen uden en solid plan og et klart mål for, hvad der skal opnås og inkluderes i projektet. Dette resulterer ofte i unødig spild af værdifuld tid og ressourcer uden tilstrækkelig fremgang i en omkostningsfuld fase af projektet.
Centralt i løsningen er at sikre, at der afsættes tilstrækkelig tid i en "fase 0" mellem fasen for software udvælgelse og selve implementeringen til at udvikle en detaljeret projekt-” blueprint". Det inkluderer at definere processer, den kommende organisationsstruktur, rekruttering og mobilisering af nødvendige ressourcer samt fastlæggelsen af en strategi for forandringsledelse.
En af de mest hyppige underliggende årsager til fiasko i et ERP-implementeringsprojekt opstår, når der ikke er tilstrækkeligt fokus på virksomhedens evne til at håndtere forandringer, eller når det fokus, der er lagt på forandringsledelse, ikke viser sig at være effektivt. Hvis man forsømmer den menneskelige dimension af forandringen, risikerer man også at overse vigtigheden af, at medarbejderne omfavner de nye processer og værktøjer. Dette kan i sidste ende føre til, at man ender med en softwareløsning, der ikke skaber den ønskede forretningsmæssige værdi. Det er derfor afgørende at undgå at blive alt for låst fast i teknologien.
En indgående vurdering af virksomhedens villighed til forandring
Udvikling af en plan for forandringshåndtering
Analyse af, hvordan kommende forandringer vil påvirke organisationen
Evaluering af interessenternes indflydelse og holdninger
Udarbejdelse af en kommunikationsplan
Planlægning af træningsaktiviteter.
ERP-systemer har deres begrænsninger. Deres natur er at forsøge at dække en bred vifte af funktioner for forskellige virksomheder. Dette medfører fordele ved at have alt samlet i ét system, men ulemperne opstår, når ikke alt kan udføres optimalt.
Det er almindeligt praksis, at de fleste omfattende ERP-projekter indebærer en vis grad af udvikling. I denne sammenhæng handler spørgsmålet ikke længere om blot at vælge mellem fuld standardfunktionalitet og best-practice versus ikke-standardløsninger. Det handler derimod om, at afgøre, i hvilken grad der skal forekomme udvikling i ERP-systemet og det omgivende landskab. Dette afhænger af, hvordan udviklingen bidrager til værdien af de processer, de understøtter. Da hver virksomhed har unikke behov, der kan skabe en konkurrencefordel, vil disse behov ofte ikke blive dækket af standardfunktionerne i et ERP-system. For større og mere komplekse virksomheder er specialudvikling ofte nøglen til at imødekomme de unikke behov. Det er vigtigt at bemærke, at et forandringsbehov alene ikke automatisk berettiger brugen af specialudvikling som løsning inden for ERP-software.
At åbne op for udviklingsmuligheder inden for et ERP-system kan føre til en situation, hvor optimeringsmuligheder udvikles i systemet, uden at de løser større udfordringer, eller at man opnår en høj ROI for virksomheden. For at undgå denne udfordring er en solid projektstyring og kontrol afgørende. Den indledende projektstrategi, der inkluderer den grundlæggende vision og styrende principper samt vurdering af forretningsmæssige fordele, skal vejlede beslutningen om, hvorvidt udviklingsinitiativer i forhold til ressourcer, tid og risiko er i overensstemmelse med de ønskede forretningsmæssige fordele, som projektet sigter efter at opnå. Dertil vil en såkaldt "clean core" strategi skabe et mere bæredygtigt styringsgrundlag på lang sigt. Ved at bygge på standardprocesser og robuste integrationer skabes der en mere stabil platform for at drive forretningen. Dette vil lette fremtidige opdateringer, vedligeholdelse og tilpasninger og sikre, at virksomheden forbliver konkurrencedygtig og agil på lang sigt.
PwC’s ERP Business Integrator-team består af erfarne seniorprofiler med ekspertise inden for ERP-projekter på tværs af de forretningsområder, hvor de udfordringer, I typisk møder, opstår. Vi trækker på vores internationale netværk og omfattende erfaringer for at sikre, at vi tilbyder jer den absolut bedste ekspertise til at tackle opgaven. Vores sammensætning af teamet kan derfor ændre sig i takt med, at opgavens karakter udvikler sig og processen skrider fremad. Dette betyder, at I vil opleve en række specialister såsom skatterådgivere, revisorer, specialkonsulenter og it-eksperter alt efter jeres præcise krav til ERP-systemet. Dette udgør en garanti for, at I altid er i de mest kompetente hænder, uanset hvor I befinder jer i jeres ERP-transformationsrejse.
Sådan får du succes med din ERP-transformation
Læs mere om hvordan vi kan hjælpe.