Fundamentet for effektiv AI-anvendelse

I den første artikel præsenterer vi indsigter fra PwC’s analyse af HALO-data, der belyser, hvordan danske virksomheder håndterer deres lukkeprocesser. Vi undersøger det potentiale, der ligger i at arbejde systematisk med lukkeprocessen, og identificerer faktorer, som ofte forlænger eller komplicerer processen. Samtidig er det også forhold, der er afgørende for at kunne udnytte AI og avanceret teknologi effektivt.

Datadrevet indblik i virksomheders lukkeprocesser

PwC’s analyseværktøj, HALO, anvender transaktionsdata til at kortlægge og analysere virksomheders lukkeprocesser, og på den måde opnår vi indsigt i, hvordan processerne forløber, og hvor der er mulighed for forbedringer.

Analysen viser, at de hurtigste virksomheder i dag i gennemsnit rapporterer på arbejdsdag 4, mens danske virksomheder generelt ligger på arbejdsdag 9 på tværs af størrelser og sektorer. En reduktion fra dag 9 til dag 4 svarer til en samlet reduktion på 56 % af det samlede antal dage og understreger, hvordan målrettede investeringer i interne processer som lukkeprocessen kan frigøre ressourcer og skabe varige forbedringer i virksomhedens effektivitet.

Virksomhederne kan dog også vælge helt eller delvist at geninvestere det beløb, nedbringe gæld eller udlodde et større udbytte. En geninvestering kunne anvendes til at styrke og kompetenceudvikle virksomhedens medarbejdere for at kunne arbejde med at forbedre datakvaliteten, bedre og dybere analyser samt mere målrettet og relevant rapportering.

Tre hovedfaktorer, der påvirker lukkeprocessen

PwC’s erfaring er, at flere forskellige faktorer påvirker lukkeprocessen, og at der sjældent blot er én faktor, som er udslagsgivende. Disse faktorer kan inddeles i tre overordnede kategorier:

1. Datakvalitet og systemintegration
   Både finansielle og ikke-finansielle data kan være af så ringe kvalitet, at der skal anvendes unødig lang tid på at kontrollere, analysere, fejlrette og afstemme data og systemer, før rapporteringen er klar. Desuden kan dataudvekslingen mellem forskellige kildesystemer, bogføringssystemet, BI- og rapporteringssystemet være mangelfuld eller langsommelig, hvilket skaber usikkerhed om tallenes korrekthed. Det kompenseres ofte med manuelt arbejde og 'workarounds' fremfor at sikre et robust fundament for lukkeprocessen. At skabe orden i datakvaliteten og systemsammenhængen er ofte en forudsætning for at kunne udnytte AI og andre avancerede teknologier.
2. Processtruktur og governance
   De forskellige enheder i virksomhederne har ofte hvert deres fokus, hvilket kan føre til et manglende helhedsperspektiv på, hvordan delprocesserne hænger sammen. Ofte arbejdes der derfor ikke med processerne ud fra et sammenhængende end-to-end perspektiv, men ud fra et funktionelt perspektiv. Nogle virksomheder venter med at lukke bogføringen, indtil de har modtaget de sidste fakturaer og informationer, fordi de er tilbageholdende med at anvende estimater og periodiseringer, hvilket ligeledes kan øge længden på lukkeprocessen eller skabe usikkerhed.
3. Organisering og kompetencer
   Lukkeprocessen kan blive forlænget, fordi medarbejdere ikke kommunikerer aktivt og struktureret med hinanden, det er uklart, hvem der har hvilke opgaver og ansvar, eller fordi medarbejderne ikke har tilstrækkelig tid og kompetencer til at arbejde struktureret med at forbedre processen. Det kan føre til en selvforstærkende negativ spiral.

Foruden de tre væsentlige faktorer findes der andre, som påvirker lukkeprocessen, men som ligger uden for virksomhedens kontrol, f.eks. krav fra moderselskabet eller lovgivningsmæssige krav.

En business case for optimering

Fælles for de tre ovenstående faktorer er, at forbedring af dem ikke forudsætter anvendelsen af avanceret teknologi, og at virksomheden ofte er i fuld kontrol over disse og dermed kan påvirke dem. Faktorerne kan dog vægte forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Som konsekvens heraf er der sjældent én vej til succes, hvis man vil forbedre lukkeprocessen, men der er en klar og entydig business case i at arbejde med optimering af lukkeprocessen.

Hvordan kan PwC hjælpe?

PwC kan hjælpe jeres virksomhed med at analysere og optimere lukkeprocessen ved hjælp af vores datadrevne tilgang og erfaring fra forskellige brancher. Gennem en holistisk vurdering af jeres nuværende processer identificerer vi forbedringsområder og implementerer løsninger, der øger effektiviteten og kvaliteten af jeres finansielle rapportering.