Closing excellence - effektive lukkeprocesser
Brug dine regnskabsdata til at optimere og effektivisere dine lukkeprocesser med en datadrevet tilgang.
Vil du også være foran - sæt fokus på lukkeprocessen
Lukkeprocessen lægger beslag på mange afdelingsressourcer i løbet af en måned - ikke kun i finans. Derfor vil optimeringstiltag frigive tid til forbedrede analyse- og rapporteringsaktiviteter i og for hele virksomheden. Balancerede optimeringstiltag bør tage afsæt i lukkeperiodens fem faser (dvs. pre-close perioden, cut-off, closing, hard close og rapportering), så alle aktiviteter afvikles i naturlig rækkefølge og i de korrekte faser. Få indsigt i, hvordan du med afsæt i egne regnskabsdata kan finde den rette balance mellem hastighed, effektivitet og pålidelige tal - og dermed skabe det rigtige afsæt for god beslutningsdrevet ledelsesrapportering.
De typiske udfordringer
Mange virksomheder oplever tilbagevendende udfordringer med den månedlige lukkeproces i form af øget arbejdsbyrde, tidsforbrug og generelle udfordringer med ændringer og omposteringer i sidste øjeblik. Typiske udfordringer dækker bl.a.:
- Manglende overblik over flow og forløb i lukkeprocessen
- Mangelfuld koordinering af rutineopgaver på tværs af teams og lokationer
- For meget manuelt og tidskrævende arbejder, der medfører sårbarhed over for fejl og tab af viden ved udskiftning af nøglemedarbejdere
- Dokumentation af processer og specifikationer for regnskabsposter lagres fysisk eller på lokale servere, hvilket skaber manglende overblik, kontrol og behov for opdateringer.
Områder i relation til indtægter, som kan give udfordringer i lukkeprocessen
- Særligt sene manuelle salgsefterposteringer
- Sen håndtering af claims og returns
- Koncerninterne mellemværender (IC) afstemmes og elimineres for sent
- Rabat og bonus håndteres for sent.
Områder i relation til vareforbrug, som kan give udfordringer i lukkeprocessen
- Særligt sene beregninger og indregninger af afskrivninger
- IPO-allokeringer
- Sen håndtering af fragt og moms
- Sene lagerjusteringer.
Optimér lukkeprocessen gennem en datadrevet tilgang
Den datadrevne tilgang til de månedlige lukkeprocesser sikrer, at du og din forretning får den fornødne viden om, præcis hvor, hvornår og hvordan udfordringerne opstår. Med en datadrevet tilgang skræddersyet til din forretningen kan dine lukkeprocesser optimeres og struktureres.
Udbyttet for dig er en konsistent lukkekalender, veldefinerede cut-off aktiviteter og reducering af manuelle posteringer.
*PwC’s Finance Benchmark report 2019-2020
PwC analyseværktøj ‘Halo’
I PwC kan vi med afsæt i analyseværktøjet ”Halo” hjælpe dig med at identificere de forskellige mønstre i transaktionsdata og sikre en effektiv og datadrevet lukkeproces. Mønstrene tegner tilsammen et billede af lukkeprocessens DNA (fra bogføring, ompostering, eliminering til konsolidering), der er nødvendigt for at kunne igangsætte målrettede forbedringsaktiviteter, herunder:
- Type og antal af posteringer til lukkede perioder samt justeringer/korrektioner efter cut-off (dvs. efter at periodeafgrænsning på salget bør have fundet sted)
- Antal, karakter og timing af manuelle aktiviteter i lukkeperioden
- Transaktioner, som afviger fra lukkeperiodens naturlige aktivitetsflow (karakter og timing) samt uventede kombinationer af fx konti
- Perioder med manglende eller for høj aktivitet i forhold til forventet og best practice.
Closing Excellence - vores metode
Manglende fælles overblik over såvel aktiviteter som de fem afhængige faser i lukkeprocessen medfører ofte et uhensigtsmæssigt gennemløb med mange tilbageløb og korrektioner
på gensidigt afhængige enkeltposter på både balance og resultatopgørelse.
Vores metode medvirker til at sikre, at jeres fremadrettede aktiviteter får den naturlige rækkefølge og falder korrekt i de illustrerede faser (fx at fakturering, lukning af produktionsordrer samt GR/IR-aktiviteter går forud for opgørelse og afstemning af lager – dvs. færdiggørelse af alle cut-off aktiviteter før igangsætning af de regulære GL-lukkeaktiviteter).
En tilgang, som sikrer hurtig eksekvering
Vores omfattende erfaring med at kombinere forretningsforståelse med datadrevne analyser gør, at vi har et unikt afsæt for at understøtte virksomheder i design og implementering af mere værdiskabende lukkeprocesser.
Sammen med dig skaber vi på fire uger indsigt i din nuværende lukkeproces og giver anbefalinger til at øge kvaliteten, sammenhængskraften og hastigheden. Vi fastholder en tæt dialog for at sikre korrekt forståelse og forventningsafstemning.
Projektet igangsættes med et opstartsmøde efterfulgt af 14 dages analysearbejde, som afsluttes med en præsentation af hovedkonklusionerne samt konkrete anbefalinger til forbedringer. Vi vil ligeledes kunne drøfte mulighederne for at assistere i den efterfølgende implementeringsfase.
