Skab en sund virksomhedsdrift med debitoropfølgning

Vi skal her i artiklen se nærmere på:

• Hvad debitoropfølgning er
• Hvilke risci der kan være, hvis du undlader at følge op på dine debitorer
• Hvordan du med fordel kan håndtere din debitoropfølgning
• Hvorfor det kan være en god ide at have en debitorpolitik

Debitoropfølgning er et udtryk for, at dine debitorer betaler dig de penge, de skylder dig. Det indebærer alt, hvad der vedrører rykkere og inddrivelse af penge fra dine kunder og øvrige debitorer.

Hvis ikke du sørger for at følge op på dine debitorer, kan der være risici forbundet med det. Du kan eksempelvis risikere at opleve:

• At du ikke modtager pengene for et stykke arbejde, der er blevet udført
• At du får svært ved at have en sund og god forretning, da det kræver et positiv cash flow. Hvis ikke du sørger for at opkræve betaling, kan det i værste fald betyde, at du som virksomhed ikke er i stand til at betale dine egne regninger

Særligt for små og mellemstore virksomheder kan en hurtigere og bedre debitoropfølgning være medvirkende til, at der bliver tjent flere penge. Det skyldes, at en fast debitoropfølgning bidrager til et positivt cash flow i din virksomhed, så du undgår unødige tab. Debitoropfølgning kan dermed bidrage til en sund virksomhedsdrift.

I den ideelle verden var debitoropfølgning ikke noget, du skulle forholde dig til. Hvis alle regningerne blev betalt til tiden, var der intet at følge op på. Heldigvis er der en række ting, du kan gøre, så du har størst sandsynlighed for hurtigt at få betaling for dine ydelser.

Du kan blandt andet:

• Modtage din betaling på forhånd (er du presset på din likviditet, kan du gøre dette mod at give rabat)
• Modtage 50% af regningen før arbejdet sættes i gang (derved validerer du også din kunde ved, at de allerede har betalt en regning)

Der er desuden nogle virksomheder, der tilbyder at ”købe” din regning mod en lille procentsats. Derved får du dine penge med det samme og skal ikke forholde dig til debitoropfølgningen. Til gengæld betaler du en procentsats af din regning for denne service.

Der findes ikke en fast procedure, du nødvendigvis skal følge, når det kommer til debitoropfølgning i netop din virksomhed. Der er dog stadig et par gode råd, du med fordel kan skrive dig bag øret, hvis du ønsker at have en god intern debitoropfølgning.

Mange virksomheder foretager deres fakturering tilfældigt. Det kan være ved udgangen af måneden eller måske endda kun hver tredje måned. Men hvis debitoropfølgningen i stedet er i et fastlagt system, kan det være til stor gavn for virksomheden. Det kunne eksempelvis være ved at have fast opfølgning på sine debitorer en gang om ugen.

Med fast debitoropfølgning én gang om ugen vil der ske en reduktion af antal dage mellem leverancetidspunktet og faktureringstidspunkt. Det vil kunne give dig en reduktion af det træk, der kan opstå på kassekreditten. Situationen vil fx kunne se sådan her ud: 

Din virksomhed har en årlig omsætning på 15 millioner kroner, og du fakturerer den 30. i hver måned. Du har nu besluttet, at du skal fakturere én gang om ugen. Det betyder, at du i gennemsnit har reduceret betalingstidspunktet med 15 dage. Ændringen reducerer din virksomheds likviditetsbehov med 600.000 kroner, hvilket betyder, at du mindsker dine årlige renteomkostninger med 60.000 kroner, hvis din kassekredit forrentes med 10 %. 

Har du debitoropfølgning en gang om ugen, har du både mulighed for at få et godt overblik over din virksomheds økonomiske situation, men du har også en chance for hurtigt at se, hvis der er debitorer, der ikke betaler rettidigt. Skulle det ske, at du har kunder, der ikke betaler til tiden, kan det tilmed være en god idé med en fast rykkerprocedure.

Med en fast procedure for både debitoropfølgning og rykkerprocedure sikrer du, at du fortsat kan drive en sund og velfungerende virksomhed.

I ovenstående har vi set nærmere på, hvordan du med fordel kan gribe din debitoropfølgning an. Men en god debitoropfølgning afhænger af en god debitorpolitik.

Hvis du på forhånd udarbejder en debitorpolitik, kan det være en stor fordel for din virksomhed. Det skyldes, at der allerede i forbindelse med et salg af din virksomheds produkt vil være risiko for tab, hvis der ikke foretages en vurdering af, om kunden har mulighed for at betale.

De ting, der kan fremgå i en debitorpolitik, kan spænde vidt. Det kan for eksempel være overordnede punkter som:

• Målsætningen for rykkerskrivelser (herunder kan det fremgå, at den første rykker sendes efter eksempelvis 5 dage og den næste rykker efter yderligere 10 dage)
• Den politik, virksomheden har for fakturering (kunder skal have en original faktura, og den skal tilsendes direkte)
• Målsætningen for debitoropfølgningen (herunder kan det eksempelvis fremgå, at kunder, der ikke overholder betalingsaftaler, vil blive spærret for yderligere kredit)

Med en nedskrevet debitorpolitik, som eksempelvis indeholder ovenstående, har du mulighed for at have en strømlinet proces for hele virksomhedens debitorhåndtering.