Værd at vide om kollektiv ferielukning

Sommerferien nærmer sig og for mange virksomheder betyder det kollektiv ferielukning. I den forbindelse er det vigtigt at have styr på ferielovens regler, da forkert håndtering kan blive dyrt for arbejdsgiveren. 

Kollektiv ferielukning betyder, at enten hele virksomheden eller en afgrænset del af virksomheden, fx en hel afdeling, lukker ned i en periode, hvor medarbejderne holder ferie. En kollektiv ferielukning skal varsles ligesom øvrig ferie, dvs. for hovedferie med 3 måneder og for restferie med 1 måned. Om I varsler ferielukningen kollektivt, fx ved et opslag i kantinen eller individuelt ved fx at sende en mail ud til alle berørte medarbejdere, er helt op til jer. Under alle omstændigheder anbefales det, at varslingen sker skriftligt, så det kan dokumenteres. 

Vær opmærksom på, at varslingsreglerne er skærpet med den nugældende ferielov, da det ikke længere er muligt at aftale en generel fravigelse. Dette var muligt efter den tidligere ferielov, hvor det fx kunne være aftalt i en medarbejders ansættelseskontrakt, at ferielovens varslingsregler var fraveget, og at hovedferie derfor kunne varsles med 1 måned i stedet for 3 måneder. En sådan aftale vil være ugyldig efter den nugældende ferielov.

Som hovedregel kan arbejdsgiveren kun pålægge en medarbejder at holde ferie, hvis medarbejderen har optjent ret til betaling under ferien. Dette udgangspunkt er dog fraveget ved kollektiv ferielukning. I praksis betyder det, at nyansatte, der endnu ikke har optjent tilstrækkelig ferie til brug under ferielukningen, selv må sørge for finansiering af deres ferie under ferielukningen, evt. ved at bruge optjent ferie fra tidligere ansættelse. Dette gælder dog kun for de medarbejdere, der ikke har haft mulighed for at optjene tilstrækkelig ferie, fordi de ikke har været ansat længe nok i virksomheden. 

For medarbejdere, der derimod har haft mulighed for at optjene tilstrækkelig ferie, har arbejdsgiver pligt til at ”reservere” disse feriedage til ferielukningen. Konkret kan det betyde, at arbejdsgiveren må afslå medarbejderens øvrige ferieønsker, hvis det betyder, at medarbejderen så ikke har nok feriedage tilbage til ferielukningen. Hvis arbejdsgiveren ikke reserverer medarbejderens optjente feriedage til ferielukningen, vil arbejdsgiver skulle finansiere medarbejderens ferieafholdelse under ferielukning, selvom medarbejderen egentlig ikke har optjent ret til det. For medarbejdere der har været ansat i hele det forudgående ferieår, men på tidspunktet for den kollektive ferielukning stadig ikke har optjent nok ferie, fx på grund af afholdelse af barselsorlov, da har arbejdsgiveren pligt til at give medarbejderen ferie på forskud. Det er derfor vigtigt at holde styr på den enkelte medarbejders ferieregnskab, så det sikres, at der er feriedage nok til en evt. kollektiv ferielukning. 

Vær opmærksom på, at medarbejderne har krav på at holde 3 ugers sammenhængende ferie i hovedferieperioden, der løber fra den 1. maj til den 30. september, og at en længere periode af den kollektive ferielukning ikke kan placeres i september måned (selvom september er en del af hovedferieperioden), da medarbejderne har krav på at holde fire ugers ferie i ferieåret, der slutter den 31. august. Kun hvis de berørte medarbejdere selv har valgt at holde hovedferie i september, kan en længere periode af den kollektive ferielukning placeres i september. Derudover gælder der særregler for elever ved kollektiv lukning. 

Hos PwC Legal hjælper vi med spørgsmål om planlægning af ferie for jeres medarbejdere og rådgiver generelt om ferielovens regler.