Kantineordninger og morgenmad - hvad er reglerne for personalegoder

Personalegoder A-Z

Medarbejdere, der får gratis mad via en kantineordning, er skattepligtige heraf. Værdien skal ansættes til det sparede privatforbrug, det vil sige skønsmæssigt med udgangspunkt i markedsværdien.

Betaler medarbejderne for maden, men er medarbejdernes egenbetaling til kantinemaden lavere end markedsværdien, sker der dog ikke beskatning, hvis arbejdsgiverens tilskud er af ”uvæsentlig værdi”. Skattestyrelsen har i en vejledning vedrørende den skattemæssige behandling af kantineordninger taget stilling til, hvad der kan anses som tilskud af ”uvæsentlig værdi”.

Tilskud af uvæsentlig værdi, som arbejdsgiveren yder til en almindelig kantineordning, der kun er til rådighed på arbejdspladsen, og som er ydet som led i almindelig personalepleje, er skattefrit for medarbejderen. Hvis kantinen serverer gængs standardmad og -drikke, kan arbejdsgiverens tilskud betragtes som uden væsentlig værdi, hvis medarbejderen (som minimum) betaler følgende for maden af beskattede midler:

  • Et standardmåltid, eksklusive drikkevarer: 15 kr.
  • Et standardmåltid, inklusive drikkevarer: 20 kr.

Ved et standardmåltid forstås typisk tre almindelige stykker mad (smørrebrød). Indtages der kun ét stykke almindeligt smørrebrød, reduceres den vejledende pris for maden tilsvarende. Almindelige varme og lune retter betragtes normalt også som standard- måltider.

Hvis den serverede mad har et luksuriøst præg, skal medarbejderens egenbetaling afspejle dette. I givet fald må en passende egenbetaling bero på et skøn.

Det er muligt at lave faste månedlige betalinger i stedet for daglige betalinger. Det månedlige beløb kan reduceres med et beløb svarende til dokumenterede fraværsdage. Det er dog vigtigt, at der er tale om en efterregulering og dermed ikke en regulering i henhold til en gennemsnitlig beregning af fraværsdage baseret på forrige års fravær af alle medarbejdere, herunder forventet sygefravær. Arbejdsgiveren skal således kunne dokumentere den enkelte medarbejders fraværsdage.

Ved faste månedlige betalinger bør der tages udgangspunkt i et årligt antal arbejdsdage på 220 dage delt ud på 12 måneder.

For nogle medarbejdere, fx køkken- og serveringspersonale, sygehuspersonale og medhjælpere i landbrug, gælder der særlige regler.

Morgenmad

Hvis arbejdsgiveren stiller en simpel morgenmad med lidt brød og pålæg til rådighed for alle medarbejdere maksimalt én gang om ugen, er der efter praksis tale om (skattefri) personalepleje.

Hvis der derimod er tale om en daglig servering af morgenmad, anses det for et løbende gode, hvor egenbetaling fra medarbejderne er påkrævet.

Standardsatsen kan anvendes på morgenmåltidet, hvis arbejdsgiveren ikke serverer andre måltider.Standard- satsen kan således kun bruges på ét måltid dagligt. Undtaget kan dog være specifikke arbejdspladser, eksempelvis døgninstitutioner med videre.

Hvis der serveres flere måltider dagligt, skal medarbejderens egenbetaling for måltid nr. 2 (og evt. nr. 3) svare til arbejdsgiverens kostpris, hvilket skal omfatte udgifter til råvarer, arbejdsløn, husleje, vand, varme, el mv. I modsat fald er der tale om et skattepligtigt gode.

Mindre egenbetaling end minimumssatsen

Skattestyrelsens vejledende værdier kan ikke bruges i de situationer, hvor medarbejderen får et standardmåltid men betaler et mindre beløb end minimumssatsen (det vil sige, at medarbejderens egenbetaling er mindre end henholdsvis 15/20 kr., inklusive moms).

I disse situationer skal der foretages en konkret skønsmæssig værdiansættelse af madens markedsværdi, hvilket sædvanligvis vil svare til arbejdsgiverens omkostning. Medarbejderen skal beskattes af hele differencen mellem markedsværdien og egenbetalingen – og altså ikke kun af differencen op til Skattestyrelsens minimumssats.

Ekstern leverandør af kantineordning

Skattestyrelsens vejledende værdier kan også anvendes i de situationer, hvor maden leveres udefra af en ekstern leverandør. Det forudsætter dog, at maden er indkøbt til kantineordningen og ikke til den enkelte medarbejder. Heri ligger især, at maden stilles frem til selvbetjening (buffet), og at arbejdsgiveren løbende indkøber et fast antal måltider/ kuverter, som er uafhængigt af antallet af medarbejdere, der aktuelt er til stede eller ønsker kantinemad den pågældende dag (der kan dog tages højde for ferieperioder og lignende).

Foretager medarbejderne selv personlige forudbestillinger af frokosten, er ordningen ikke omfattet af de vejledende værdier, og medarbejderne beskattes i stedet for af måltidets markedsværdi, fratrukket en eventuel egenbetaling.

Bespisning af medarbejdere ved overarbejde, på rejser, til fester mv.

For en beskrivelse af reglerne om skat og moms ved bespisning af medarbejdere i forbindelse med overarbejde, for medarbejdere på rejse eller på midlertidige arbejdssteder, for bespisning af medarbejdere til fester og sociale begivenheder – se nærmere under afsnittet ”Bespisning af medarbejdere ved overarbejde, på rejse, til fester m.m.”

Moms – kantineordninger og morgenmad

Hvis en virksomhed driver egen kantine, og virksomhedens medarbejdere køber mad og drikkevarer derfra, er der ret til fuld fradragsret for moms af indkøb mv. i denne forbindelse.

Dette gælder også, hvis virksomheden køber maden af et cateringfirma. Det afgørende er, at kantinen drives for virksomhedens egen regning og risiko. Typisk giver virksomheden et tilskud til kantinen, således at medarbejderne kan købe maden og drikkevarerne billigere end virksomhedens faktiske udgifter hertil.

Eftersom der er tale om salg mellem interesseforbundne parter – her virksomhed og medarbejdere, hvor medarbejderne ikke har ret til momsfradrag – skal virksomheden afregne salgsmomsen ud fra ”normalværdien”. Ved kantiner anses ”normalværdien” som indkøbs- eller fremstillingsprisen (det vil sige uden avance) inklusive lønninger til personale. Det betyder, at der skal afregnes salgsmoms svarende til de reelle udgifter til fremstilling af maden.

Eftersom udregningen af den reelle kostpris kan være administrativt tung, er det muligt for virksomheden at anvende én af Skattestyrelsens forenklede metoder ved opgørelsen af salgsmomsgrundlaget. Anvendelse af metoderne kommer an på, om virksomheden har outsourcet sin kantinedrift, herunder om den har egne kantinefaciliteter, hvori maden tilberedes.

Bemærk, at virksomheden skal beregne kantinemoms uanset, om virksomheden tager momsfradrag for sine udgifter til kantinen eller ej.

Forskel på fradragsregler for køb af mad og gratis mad i kantineordninger

Ovenstående gælder dog kun, når maden sælges og altså ikke, hvis den fx gives gratis væk til medarbejderne. I så fald vil der være tale om en ikke-fradragsberettiget udgift til bespisning.

Momsen af udgifter til spisefaciliteter som borde og stole mv. kan fradrages i overensstemmelse med virksomhedens almindelige momsfradragsret, da udgifterne hertil anses for at være en driftsudgift.

Hvis virksomheden enten kun har momsfrie aktiviteter eller har blandede momsfrie og momspligtige aktiviteter ud over den momspligtige kantinedrift, kan virksomheden kun tage delvist fradrag for udgifter til spisefaciliteter. Dette forudsætter dog, at kantinefaciliteterne også benyttes af medarbejdere, som ikke er omfattet af kantineordningen, eller at kantinen (også) anvendes til møder mv.

Der vil endelig som udgangspunkt være fuldt momsfradrag for indretning af køkken (eventuel modifikation for visse driftsmidler, der må anses for at blive anvendt blandet, fx opvaskemaskinen).

Anvendelse af kantinen til møder 

I forbindelse med opgørelse af kantinemomsen (altså udregningen af salgsmomsen for kantinesalget) kan virksomheder fratrække den andel, der vedrører bespisning til interne eller eksterne møder. Tidligere har sådanne møder været anset som repræsentation, men EU-Domstolen fandt ikke, at den danske praksis herom var korrekt, hvorfor reglerne er blevet ændret.

Det betyder, at fuldt momspligtige virksomheder har fuldt fradrag for mødebespisning, selvom der ikke afregnes salgsmoms heraf. Fradragsretten gælder, uanset om der er tale om interne medarbejdermøder eller møder med forretningsforbindelser. Det afgørende for fradragsretten er, at formålet med mødet er, at arbejdet skal forløbe godt og sammenhængende.

Ifølge Skattestyrelsen kan virksomheder, som ikke kan/vil opgøre den faktiske mødeaktivitet, vælge at reducere sit momsgrundlag med 3 % ved opgørelse af kantinemomsen. Anvendelsen af denne standardsats vil fungere som en administrativ lettelse af virksomhedens kantine- og repræsentations- opgørelse.

Skattestyrelsen har oplistet nogle situationer, hvor der ikke er tvivl om fradragsretten. Således har virksomheder momsfradrag for interne møder i egne lokaler med fagligt indhold, herunder også temadage og interne kursusaktiviteter. Fradragsretten gælder, uanset om maden kommer fra virksomhedens egen kantine eller udefra i form af catering.

Derimod kan der ifølge Skattestyrelsen ikke tages momsfradrag for daglig bespisning af medarbejdere eller i forbindelse med sociale arrangementer såsom markering af medarbejderes fødselsdage, julefrokoster mv.

Opdateret marts 2020

Tilbage til oversigten over personalegoder

Et standardmåltid, inklusive moms: 15 kr. (ekskl. drikkevarer) 20 kr. (inkl. drikkevarer).

Hvis der serveres flere måltider dagligt, skal medarbejderens egenbetaling for måltid nr. 2 (og evt. nr. 3) svare til arbejdsgiverens kostpris.

Hvis medarbejderne betaler for deres frokost til virksomheden (evt. via lønnen), skal virksomheden som udgangspunkt beregne og afregne kantinemoms.

Kontakt os

Richardt Tabori Kraft

Partner, People & Organisation (TAX), PwC Denmark

Tlf: 8932 5597

Lone Bak

Senior Manager, Skat, PwC Denmark

Tlf: 8932 5608

Jacob Østergaard

Senior Manager, PwC Denmark

Tlf: 2497 2997

Linda Lassen

Associate, PwC Denmark

Tlf: 3945 3594

Zaza Pernille Ferndal Hansen

Senior Consultant, PwC Denmark

Tlf: 3945 3988

Følg PwC