Hvad er RPA?

RPA og Intelligent Automation

Mange danske virksomheder – på tværs af brancher – anvender, investerer i eller planlægger at investere i software-robotter, også kendt som RPA, til at reducere omkostninger, øge effektivitet, kvalitet og hastighed gennem automatisering. Her er RPA en af de mest centrale teknologier til automatisering af forretningens arbejdsprocesser i dagens it-landskab. Og der er mange fordele at hente for virksomheden, medarbejderne og forretningen.

Fordelene ved automatisering gennem en nem og hurtig RPA-implementering er lavere omkostninger, eliminering af menneskelige fejl og større medarbejder- og kundetilfredshed. RPA-robotterne kan udføre opgaver hele døgnet, og med nutidens AI / ML (kunstig intelligens og machine learning), er der meget få begrænsninger i antallet og karakteren af arbejdsprocesser, som man kan lære software-robotterne at udføre.

RPA (robotic process automation) er et stykke software beregnet til procesautomatisering, der automatisk kan udføre de samme handlinger på en computer, som et menneske kan. Softwaren kan navigere på en skærm, åbne og lukke programmer, udføre copy/paste, sende e-mails mv. Den kan således efterligne medarbejdernes handlinger og beslutningsgrundlag ved at interagere med alle programmer i computerens system. Det kan fx være at logge ind og ud af programmer, udføre handlinger som fx betaling af regninger, udføre kontroller, søge refusion ved sygdom/flexjob, oprette kunder/varer, opdatere rapporter og meget mere.

Her arbejder RPA-softwaren inde i virksomhedens programmer på helt samme måde som virksomhedens medarbejdere, og den bliver derfor også ofte betragtet som en ny virtuel medarbejder, der efter en oplæringsperiode kan udføre de samme rutineprægede arbejdsopgaver, som medarbejderne tidligere udførte. RPA software kan kombineres med de mange eksisterende løsninger og services baseret på kunstig intelligens (‘AI’) og machine learning (‘ML) og dermed udvide mulighederne for procesautimatiseringen. I sidste ende for at skabe konkret værdi i din forretning.

Hvad er fordelene ved RPA?

Med RPA kan man hurtigt integrere og automatisere data og processer på tværs af virksomhedens systemer. PwC’s erfaring fra danske virksomheder viser, at automatisering og strømlining af processer med RPA hurtigt giver synlige resultater i form af lavere omkostninger, eliminering af menneskelige fejl samt større medarbejder- og kundetilfredshed.

Frem for at have kvalificerede medarbejdere, der udfører trivielle rutineprægede og regelbaserede opgaver, kan disse opgaver nu automatiseres med RPA, og medarbejdere kan i stedet fokusere deres kompetencer på mere værdiskabende opgaver andetsteds i organisationen.

Alt dette med et hurtigt afkast, som oftest kan ses inden for 3-6 måneder, og som kræver begrænset mobilisering af it-afdelingen.

Undgå de typiske faldgrupper ved RPA

Robotics kræver styring og strategi – det er ikke blot ’plug and play’.

PwC har i 2017 foretaget en kvalitativ undersøgelse, hvor de største og mest indflydelsesrige virksomheder på det danske marked er blevet udspurgt om deres oplevelser med RPA.

Den overordnede konklusion var her, at det reelt er mere udfordrende at implementere RPA end forventet. Hvor implementeringen og høsten af ’lavthængende frugter’ kan være nemt opnåelig, kræver de yderligere gevinstrealiseringer konkrete forandringer i organisationen, oprettelse af et ’Centre of Excellence’ og en klar definition af ejerskab og strategi. Governance-strukturen er dermed vigtig for at opnå succes med RPA. Ellers risikerer virksomhederne at implementere en række automatiske lappeløsninger, som typisk vil forsvinde igen med tiden og altid vinde indpas i organisationen.

Men en vellykket implementering er mulig, så snart det gøres korrekt.

Vi har derfor følgende anbefalinger til dig, der overvejer at implementere RPA i din virksomhed:

Kend virksomhedens processer. Hav overblik over de manuelle processer, og husk at dokumentationen heraf er afgørende for, om automatiseringsprojektet bliver vellykket
Tænk bredt. På den lange bane bør målet være at standardisere og automatisere hele processen. Det kræver, at du tænker ’bredt’ og inddrager hele virksomheden fra starten
Start i det små. Begynd ikke med store automatiseringsprojekter. Gå i stedet efter en hurtig gevinst, som giver et værdiskabende afkast i virksomheden efter kort tid
Fastlæg tydelige modeller for ejerskab og ledelse af RPA-initiativet, og uddeligér ansvarsområder, så opgaver er fordelt og alignet fra begyndelsen
Forbered virksomhedens medarbejdere, så de er klar til at lære nye processer og teknologi. Det kræver i nogle tilfælde læring og kompetenceudvikling i form af e-learnings eller små kurser
Vær tydelig i kommunikationen til medarbejderne, så de ikke frygter at miste deres job pga. RPA-initiativet, men i stedet bidrager til dets succes ved at komme med gode forslag til processer, som kan automatiseres.

Hvordan virker RPA?

Der findes en række processer i virksomheder, der er kendetegnet ved oftest at være egnede til RPA. I forbindelse med etableringen af jeres RPA-initiativ er der store fordele ved at kigge på, om jeres processer er de rette, og om I opnår de ønskede mål. Med en procesorienteret tilgang til RPA-initiativet sikrer I, at ressourcerne bruges, hvor det skaber mest værdi i forretningen, samtidig med at compliance forbedres. Dermed får I bedre overblik over jeres processer og kan bruge tiden mere effektivt – til endnu flere værdiskabende opgaver.

Generelt kan RPA effektivisere processer i mange forskellige forretningsfunktioner, herunder bl.a. Økonomi/Finans, Administrationen, Salg, Kundeservice, HR mv.

Hvorfor RPA?

Ved en RPA-implementering kan din organisation potentielt høste følgende fordele:

Robotter kan arbejde hurtigt og hele døgnet
Robotter nedsætter risikoen for fejl markant
Højere kunde- og medarbejdertilfredshed
Nem og hurtig implementering
Robotter frigør ressourcer og medarbejderkompetencer
Robotter driver standardisering af processer
Robotter fremtidssikrer din organisation

Vi ser ofte, at organisationerne glemmer det nødvendige forarbejde før en RPA-implementering. Det er vigtigt, at din organisation sikrer det rette organisatoriske ophæng af RPA-initiativet, afdækker hvor potentialet for RPA er størst og udvælger de processer, der skal automatiseres. Ikke alle processer er lige kvalificerede til RPA, og det er derfor vigtigt at overveje, hvor RPA skal anvendes, og hvor andre alternativer er mere oplagte. Med denne foranalyse kan vores erfarne RPA-konsulenter hjælpe jer med at opstille en solid business case for det videre projekt.

Det kan være en uoverskuelig opgave at få et overblik over det hurtigt udviklende RPA-marked. Der er ikke én software, der passer til alle organisationer og deres unikke krav. Det er derfor fornuftigt, at man i forlængelse af en foranalyse vurderer, hvilke krav netop din virksomhed og dens processer stiller til en RPA-software. Her leverer PwC uvildig rådgivning og kan således understøtte det rette software-valg med den optimale business case.

På baggrund af foranalysen og valget af leverandør kan din organisation igangsætte et Proof of Concept (PoC) eller en pilot. Formålet er at demonstrere, hvordan softwaren fungerer i praksis og at bevise, at softwaren lever op til de krav, der er stillet i foranalysen, samt at business casen er holdbar. På dette tidspunkt i processen giver det også mening for din organisation at overveje, om og hvordan de rette kompetencer blandt medarbejderne skal udvikles til at kunne håndtere de nye tiltag.

Efter en PoC/pilot er din organisation klar til at implementere og skalere RPA på tværs af forretningen. Her er det særligt vigtigt at have en end-to-end tilgang til processerne på tværs af organisationen, og samtidig sørge for, at processerne er standardiserede og optimeret til RPA. Derudover er det nødvendigt at få etableret RPA som en naturlig del af din organisations driftsmodel (operating model) ved blandt andet at etablere en governance-struktur, der passer til din organisations behov. Sideløbende med dette skal hele transformations-processen håndteres korrekt ved at have fokus på forandringsledelse og de berørte ansatte.

PwC har etableret et stærkt tværgående RPA-team med både proceskonsulenter og RPA-udviklere, som kan hjælpe jeres virksomhed hurtigt i gang med at få glæde af RPA. Vi dækker processen fra den indledende analyse til implementering af robotterne. Vi kan også assistere med den organisatoriske forankring og give jer de værktøjer, der er nødvendige for at kunne gøre virksomheden og medarbejderne selvkørende med RPA.

Erfaringer fra både store og små RPA-initiativer viser, at netop den organisatoriske forankring af RPA-initiativet og tilhørende governance får stor betydning for den efterfølgende succes og gevinstrealisering. PwC’s erfarne proces- og RPA-konsulenter kombinerer forretningsforståelse med teknisk viden, således at RPA-initiativet påbegyndes korrekt og leverer den ønskede forretningsværdi.

Fremtiden med RPA

Et kommende boom?

Med en globalt stigning på over 26 % i salget for 2019 ser vi lige nu et voksende marked inden for RPA. Denne fremgang underbygges også af PwC’s research af digital IQ, hvor næsten 15 % af alle virksomhedsledere giver udtryk for, at de i dag foretager betydelige investeringer i robotics, og hvor næsten en tredjedel fortæller, at de forventer at gøre det inden for de kommende tre år.

Hvad er næste skridt? Efter RPA kommer IPA.

I stil med at robotics har udviklet sig fra makrokonceptet, har IPA (Intelligent Process Automation) udviklet sig på baggrund af robottekniske løsninger. Selv om navngivning og definitioner fortsat ikke er helt på plads, forsøger mange leverandører at kombinere RPA med kognitiv og kunstig intelligens for at få mere omfattende løsninger, der kan efterligne/kopiere en endnu bredere vifte af menneskelige handlinger. Denne kombination kaldes intelligent procesautomatisering/IPA.

Et godt eksempel herpå er, når RPA-robotten med brug af maskinlæring og sprogbehandling får ustrukturerede datasæt til at give mening. Det kan fx være faktura, moms- og tolddokumenter, kontrakter eller krav, hvis indhold struktureres og fortolkes af AI’en – og baseret på resultatet udfører robotten så relevante automatiseringsprocesser.

I PwC’s Data Factory, har vi bl.a. udviklet en række digitale AI-produkter og -services, som netop kan bruges i samspil med RPA-robotter til automatisering. Dette er fx vores fakturahåndtering med vores Smart-faktura produkt og GDPR-compliance scanner, som begge udvider mulighederne for automatisering med RPA. Læs også data analytics

Men hvad betyder det? Kognitiv software kan automatisere en endnu større del af processerne set i sammenligning med de dele, der kan automatiseres ved hjælp af RPA. Det efterlader kun en lille mængde processer, som stadig kræver menneskelig indblanding og/eller beslutningstagning.

Det betyder ikke kun større produktivitet og kvalitetsforbedringer, men også en redefinering af den menneskelige rolle i mange processer: Monotone produktionsprocesser og behandling af data vil blive udfaset ved at analysere, fortolke og handle på de resultater, der er leveret af robotter.