Hvad er bogføring?
Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark er underlagt bogføringsloven og har pligt til at bogføre og registrere økonomiske transaktioner rettidigt. Korrekt bogføring reflekterer alle din virksomheds transaktioner.
Om du selv står for din bogføring, eller om du vælger at have en bogholder, der holder styr på det for dig, er helt op til dig. Det kan være tidskrævende selv at stå for bogføringen, især hvis det ikke er din spidskompetence som virksomhedsejer. Derfor vælger mange virksomhedsejere at overlade det til en professionel. Valget kan afhænge af kompleksiteten af din virksomhed. Har du fx en enkeltmandsvirksomhed, som oftest er mindre kompliceret, kan det være, du selv vælger at stå for bogføringen, hvorimod andre virksomhedstyper, som fx ApS, kan have en højere kompleksitet i forhold til de posteringer, der skal bogføres i regnskabet. Hvis du selv står for din bogføring, er det en god idé at have et regnskabsprogram, der kan gøre det mere enkelt og overskueligt for dig.
Uanset hvilken løsning du vælger, er det en god idé at have styr på nogle af de mest grundlæggende elementer inden for bogføring, så du får et bedre overblik over din virksomheds økonomi. Erhvervsstyrelsen har lavet ti råd til god bogføringsskik, som kan hjælpe dig på vej:
- Prioritér god bogføringsskik fra begyndelsen – måske vokser virksomheden, og det bliver kun sværere med tiden. Det betyder daglig opsamling af transaktioner og ligeledes daglig registrering eller i det mindste ugentlig registrering af disse transaktioner.
- Hav tydeligt opdelte konti og budgetter.
- Har du ikke flair for bogføring, så få en professionel til at lave arbejdet for dig.
- Hold øje med udgifterne – ikke bare pga. overblikket, men også af hensyn til skatter og afgifter.
- Forbered dig på betalingen af skat, så du ikke får uforudsete regninger.
- Planlæg ved større udgifter.
- Digitalisér og automatisér fakturaer og betalinger.
- Forkort betalingsbetingelserne eller automatisér abonnementsbetalinger, så du hurtigt modtager betaling fra kunderne.
- Hold regelmæssigt øje med udestående betalinger. Du skal løbende have hånd i hanke med udestående debitorer.
- Skab et systematisk overblik over virksomhedens økonomi og justér løbende, så du skaber overskud.
Hvorfor skal du bogføre?
Der er forskellige årsager til, hvorfor du som virksomhedsejer skal bogføre. Den ene - og meget vigtige - årsag er, at du har pligt til det jf. bogføringsloven. Det betyder, at SKAT eller andre myndigheder kan kræve at se dit regnskab. SKAT fører stikprøvekontroller blandt danske virksomheder for at sikre, at reglerne bliver overholdt. Hvis reglerne ikke er overholdt, kan du få en bøde.
Men du skal du ikke kun bogføre, fordi du har pligt til det. Bogføring er også med til at skabe et godt overblik over din virksomheds økonomi. Du får et overblik over dine indtægter og udgifter, og du kan se hvor mange penge, du har tilgode ude hos dine kunder samt hvor mange penge, du selv skylder ved dine kreditorer. Din bogføring hjælper dig også til at se, fx hvor i virksomheden du bruger flest penge. Det overblik, du får på baggrund af din bogføring, kan altså være med til at danne grundlag for justeringer i din virksomheds økonomi i fremtiden. Samtidig kan den rette bogføring hjælpe dig med at følge op på, hvor meget du har tjent på dine ordrer, og dermed være med til at styrke din økonomistyring.
Din bogføring danner grundlaget for din virksomheds regnskabsmæssige resultat. Det er derfor vigtigt, at du bogfører korrekt, så din virksomheds resultat bliver retvisende - og du dermed ikke kommer til at betale hverken for meget eller for lidt i skat. Vi vil nu se nærmere på forskellen mellem bogføring, og dét at udarbejde et regnskab.
Forskellen på bogføring og regnskab
Alle virksomheder skal bogføre, men ikke alle virksomheder skal aflægge regnskab. Det er vigtigt at skelne mellem, hvad der er bogføring, og hvad der er regnskab, så begge dele bliver udformet korrekt. Alle danske virksomheder er forpligtet til at bogføre – men ikke alle virksomheder er forpligtet til at aflægge et formelt regnskab. Du kan se forskellen på de to ting her:
- Bogføring: Registrering af de enkelte transaktioner og bilag, som vedrører din virksomhed.
- Regnskab: En samlet rapportering til årligt brug, men kan også være relevant på kvartals- eller månedsbasis. Ud over at indeholde økonomiske oplysninger anvendes regnskabet ofte af alle virksomhedens interessenter, fx banken, investorer og offentlige myndigheder.
Hvorvidt din virksomhed skal aflægge et formelt årsregnskab, afhænger af din virksomhedstype og regnskabsklasse. Hvis du har en personligt ejet virksomhed, som fx en enkeltmandsvirksomhed eller PMV, så er det din beskatningsform, der afgør, om du skal udarbejde et formelt årsregnskab eller ej. Hvis du har enhver anden type virksomhed, som fx et ApS, så er du pålagt at skulle udarbejde et formelt årsregnskab. Du kan læse mere om kravene her.
Begreber inden for bogføring
Der findes mange forskellige begreber inden for bogføring, og det kan være svært at danne sig et overblik over dem alle. Vi har derfor samlet de vigtigste her.
- De to grundelementer i dit regnskab
- Dobbelt bogføring - også kaldet det dobbelte bogholderi
- Debet og kredit
- Transaktioner
- Bilagsnummerering
- Bilag
- Kontoplan
- Moms
- Skattefradrag
De to grundelementer i dit regnskab
Dit regnskab består af to dele; en resultatopgørelse og en balance. Tilsammen udgør de en komplet oversigt over alt det, som du har bogført for en given periode.
Resultatopgørelsen er den del af dit regnskab, der viser din omsætning og dine omkostninger for en given periode. Den er altså med til at give dig et overblik over dit regnskab. Det vigtigste tal i din resultatopgørelse er årets resultat, hvor du kan se, om din virksomhed har haft overskud eller underskud. Årets resultat beregnes ud fra dine indtægter fratrukket dine udgifter.
Balancen i dit regnskab giver dig et overblik over din virksomheds økonomiske situation. Den indeholder altid aktiver og passiver. Det er altså et overblik over, hvad din virksomhed ejer og skylder på et givent tidspunkt.
Dobbelt bogføring - også kaldet det dobbelte bogholderi
Dobbelt bogholderi betyder, at hver transaktion bogføres to gange: transaktionen krediterer én konto og debiterer en anden. Hver transaktion udligner dermed sig selv. I skemaet nedenfor kan du, se hvad forskellen på debet og kredit er.
Et eksempel kan være, at din virksomhed har haft et salg. Dit salg er en indtægt, der medfører, at du får penge ind på din bankkonto. Salget bogføres ved at kreditere en salgskonto i din resultatopgørelse, og debitere din bankkonto i din balance.
Debet og kredit
Debet og kredit knytter sig til det dobbelt bogholderi. De to udtryk reflekterer hver deres side af din resultatopgørelse og balance.
- Debet er et begreb, der bruges inden for regnskab og bogføring. Debet bruges som begreb, når du sætter penge ind på en konto. I din resultatopgørelse er dine udgifter anført i debet, og i din balance er det dine aktiver,altså dine tilgodehavender, som står i debet.
- Kredit som regnskabsmæssigt begreb bruges, når du tager penge fra en konto. I din resultatopgørelse er dine indtægter angivet i kredit, og i din balance er det dine passiver, altså dine gældsposter, der står i kredit.
Et eksempel på debet og kredit kan være, at du har betalt en regning i din virksomhed. Din regning er en udgift, der medfører, at du betaler penge fra din bankkonto. Udgiften bogføres ved at debitere en udgiftskonto i din resultatopgørelse fx vareforbrug, og kreditere din bankkonto i din balance.
Transaktioner
Transaktioner er de aktiviteter af finansiel karakter, som din virksomhed skal registrere i sin bogføring. En transaktion kan fx være:
- Du sælger noget (salgsfaktura)
- Du køber noget (købsbilag)
- Du modtager en betaling
- Du udfører en betaling
Det vigtige er, at alle dine transaktioner skal bogføres - uanset hvilken karakter de har. Transaktionen skal kun bogføres én gang.
Det er et krav, at der fremgår et klart og tydeligt spor mellem registreringen af de enkelte transaktioner og videre over til regnskaber og andre dokumenter. Dette kaldes transaktionssporet. Det hjælper både dig selv og SKAT med at identificere de enkelte transaktioner og adskille dem fra hinanden.
Bilagsnummerering
For at kunne følge transaktionssporet skal de enkelte transaktioner påføres et bilagsnummer, som bekræfter og dokumenterer transaktionen.
Bilagsnummereringen skal være fortløbende, så der ikke er huller i rækkefølgen. Det gælder også for fakturaer, som skal have en fortløbende nummerering separat fra andre bilag i bogholderiet. Der må gerne eksistere flere bilagsserier i samme bogholderi, men der skal være en klar og tydelig beskrivelse af bogholderiets indretning, samt identifikation af de respektive bilagsserier, og hvad deres formål er.
Bilag
Et bilag er dokumentationen i dit regnskab. Et bilag er altid skriftligt, men det kan indeholde mange forskellige oplysninger. Det kan fx være dine købskvitteringer.
Det er et krav iht. bogføringsloven, at bilag opbevares af virksomheden i 5 år efter udløbet af dét regnskabsår, bilagene vedrører. Du kan både opbevare bilagene fysisk eller elektronisk. Der kan være enkelte forhold i din virksomhed, som gør, at det anbefales at opbevare bilagene længere end 5 år. Det kan fx være, hvis du har import-/eksport-aktiviteter. Her kan SKAT i forbindelse med en kontrol gå helt op til 10 år tilbage i tiden og regulere.
Hvis uheldet skulle være ude, og du mister et bilag, hvordan er reglerne så? Som udgangspunkt kan du ikke få fradrag for en udgift, hvis ikke du har et bilag på det. Det er dog en vurderingssag fra SKAT’s side. Hvis du generelt har orden i dit regnskab, og du mangler få bilag, kan det være, at SKAT lader den gå. Det modsatte er dog gældende, hvis dit regnskab er sjusket.
Kontoplan
En kontoplan er en måde at opdele din virksomheds aktiviteter på, så de bliver nemmere at overskue. En kontoplan vil have konti for fx indtægter, omkostninger, aktiver, forpligtelser og kapital. Dine transaktioner skal registreres på den rigtige konto, så det er vigtigt, at du har en struktureret kontoplan.
Der findes ofte standardkontoplaner i bogføringssystemerne, og det anbefales at bruge disse, da de tager højde for de gængse lovkrav til skat og moms mv. Du kan vælge at have mange forskellige konti, alt efter hvordan du ønsker at registrere transaktionerne. Fx kan du have separate indtægtsposter til at overvåge de forskellige indtægtsstrømme.
Moms
Moms er en statslig afgift, der opkræves af din virksomhed og beregnes på baggrund af din vares pris - hvis din virksomhed er momspligtig. I Danmark tillægges der som hovedregel 25 % moms på varer, der sælges i Danmark. Din virksomhed skal derfor indrapportere din salgs- og købsmoms.
Der kan være forskellige regler for momsrapportering på tværs af virksomheder, men typisk er der behov for kvartalsmæssig indrapportering. Læs mere om momsindberetning.
Salgsmoms (udgående moms) er den moms, som du tillægger dine salg. Det er altså de 25 %, der kommer oveni din vares pris. Hvis du har solgt mere, end du har købt i en given periode, så skal du betale den overskydende difference til SKAT.
Købsmoms (indgående moms) er den moms, som pålægges dine køb. Det er altså den afgift, som sælger har lagt oveni deres vares pris. Hvis du har købt mere, end du har solgt i en given periode, så får du differencen udbetalt fra SKAT.
Skattefradrag
Skattefradrag dækker over en lang række forskellige fradrag, fx kørselsfradrag. Et fradrag er et beløb, der trækkes fra din virksomheds indkomst, og som på den måde er skattefrit. Det er forskelligt hvilken skatteeffekt, der kan fradrages i din skatteopgørelse.
Et eksempel kan være, at din virksomhed foretager et normalt varekøb på 100 kr. eksklusiv moms, hvor du har fuldt skattefradrag. Skatteeffekten af de 100 kr. er så 22 kr. Det betyder helt konkret i din virksomhed, at skatten for dine indtægter for året reduceres med 22 kr., og du derfor skal betale 22 kr. mindre i skat.
Det er ikke alle udgifter i din virksomhed, du kan trække fuldt skattefradrag på. Der findes en lang liste af undtagelser. Du kan læse mere om dem her.
Hjælp til bogføring
Hvis du vælger at få professionel hjælp til din bogføring, så kan du både få hjælp fra en bogholder og en revisor. Forskellen mellem de to er ofte pris og kompetencer. En bogholder hjælper dig typisk kun med din bogføring, hvorimod en revisor også kan hjælpe dig med dit regnskab, dine budgetter mv. Det er altså ikke altid billig bogføring, der er den bedste løsning.
I PwC kan vi stå for din bogføring og daglige administration for en fast månedlig pris. Læs mere her.
Kurser i bogføring
Hvis du selv ønsker at stå for din bogføring, kan du tage forskellige kurser i bogføring. Det kan være med til at klæde dig bedre på og gøre, at du føler dig mere sikker i rollen. I PwC afholder vi kurser i regnskab og bogføring, fx har vi et kursus i årsafslutning og et, der har fokus på momsreglerne.
Du kan se alle de kurser, der kan være relevante indenfor emnet her.
App til bogføring
Hvis du vil gøre din bogføring lidt nemmere, kan du downloade app’en PwC One View. App’en samler al din daglige administration på et sted.
Du kan scanne dine bilag på farten, så du aldrig mere skal bøvle med krøllede kvitteringer. Med telefonens kamera tager du et billede af dine kvitteringer, og så bliver dine bilag automatisk gemt i dit dataarkiv i PwC One View. Du kan også sende bilag til din e-mail eller din rådgiver hos PwC.
Vi er ejerlederens betroede revisor, rådgiver og outsourcingpartner
Det gælder uanset størrelsen på din virksomhed, og vi dækker hele Danmark. Få hjælp til alt fra bogføring og regnskab til ESG-rapportering og digitalisering af din virksomhed.
Få et uforpligtende tilbud
Hver dag løser vi opgaver sammen med +20.000 små og mellemstore virksomheder. Kontakt os i dag og hør mere om, hvordan vi kan hjælpe dig og din forretning.
Revision og rådgivning tæt på dig
Vi er din lokale revisor og rådgiver i hele Danmark. Find din lokale kontaktperson ved at vælge den by, der er tættest på dig.
Brian Rønne Nielsen
Lars Vagner Hansen